Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Исполнение – момент окончания дела, когда его можно вычеркнуть из списка. Возможно, впрочем, что пользователь вычеркивает задачу, если она с момента своего создания утратила важность.

Чтобы список дел соответствовал принципам цифровой грамотности, задачи в нем должны продвигаться по этапам. (В большинстве списков дел, как мы увидим ниже, забывают о втором этапе – фазе инертности, что приводит к разного рода проблемам.) Список должен иметь простой интерфейс, пользоваться им должно быть быстро и удобно. Как мы и говорили, он должен быть цифровым, а не бумажным, чтобы удовлетворять требованиям пространства и времени. Памятуя об этих требованиях, мы можем выделить четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка:

1. каждая задача приурочена к конкретному дню;

2. новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты, на текущий день или на будущее;

3. у каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня;

4. каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме, примерно как электронное письмо содержит текст и поле «Тема».

Как ни странно, эти компоненты содержатся далеко не во всех программах, и не потому, что они слишком сложны или их создание требует значительных средств, но в основном потому, что компьютерные технологии по большей части игнорируют цифровую грамотность. Тем не менее в списке дел пользователей, обладающих такой грамотностью, должны присутствовать все четыре перечисленных аспекта: привязка к дате, совместимость с электронной почтой, ранжирование в течение дня и детальное описание. Программа списка дел без этих четырех компонентов подобна трамплину, который предназначен для отправки людей на Луну. Это забавная идея, и попробовать было бы даже интересно, но работать она все равно не будет.

Ошибочные решения встречаются часто. Бумажные системы, как описано выше, уже по определению не соответствуют цифровой грамотности. Программные решения и веб-приложения тоже в основном неэффективны, так как страдают одной из двух проблем.

• Некоторые из них слишком просты: эти списки дел предлагают привлекательные простые интерфейсы, которые позволяют легко добавлять дела в список. Но на этом преимущества и заканчиваются. Они не привязывают задачи к конкретному дню, а иногда, как ни странно, даже не предоставляют возможности детального описания задачи – только резюме. Это как если бы почтовая программа показывала только заголовки писем, а не их текст. Вне зависимости от всех остальных аспектов списка дел отсутствие поля детального описания сводит его к онлайн-коллекции стикеров – это хорошо для быстрых напоминаний и списков покупок в магазине, не более. Если задачи нельзя привязать к конкретным дням, это еще менее эффективно.

• Другие слишком сложны: по контрасту с упрощенными списками дел этот подход призван вместить в один продукт все возможные функции. Однако, стараясь быть «всем для всех», этот инструмент на деле дает немногое. Со всем этим хаосом меню, вкладок, цветов, окон, мастеров установки, флагов, панелей и всплывающих сообщений даже простые задачи становятся сложными. Такие программы перегружают пользователей ничего не значащей информацией и делают их менее производительными. Чем больше пользователям приходится отсеивать инертные задачи или ненужные функции интерфейса, тем меньше времени и энергии у них остается для работы. Список дел, составленный по правилам цифровой грамотности, должен быть достаточно простым, чтобы пользователь смог сосредоточиться на самой работе, а не на инструменте.

Ниже мы рассмотрим четыре компонента списка дел, составленного по правилам цифровой грамотности. Конечно, сейчас доступно много соответствующих программ. В нашем списке показаны функции, которые вы должны учитывать, выбирая программу для списков дел.

Список дел должен проводить разграничение между активными задачами (над которыми нужно работать сегодня) и инертными (на которые сегодня можно не обращать внимания, поскольку они станут важны в дальнейшем). Список дел должен концентрировать пользователей только на сегодняшних задачах. То, что предстоит в будущем, должно оставаться там и не отвлекать взгляд. Список дел должен включать календарь, в котором разные дела запланированы на разные дни и где сегодняшние задачи показываются отдельно от тех, что будут актуальны в последующие дни.