Дэвид Майер - Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota

В большинстве случаев графы «Определение и описание проблемы» и «Анализ проблемы» занимают всю левую часть листа, как показано на рисунке. Обычно нижние две трети этой части посвящены анализу, а верхняя треть – описанию проблемной ситуации. Анализ – это ядро процесса, и на него следует отвести больше места. Без тщательного и точного анализа любые решения могут оказаться ошибочными и не дать ожидаемого эффекта. Иногда, если проблема чрезвычайно сложна и многогранна, анализ может продолжаться и на правой стороне листа. Общие принципы оформления отчета не догма, поскольку компоновка материала должна соответствовать логике истории, а не наоборот. Если на один из разделов требуется больше или меньше места, вносите соответствующие поправки.

Правая сторона листа, как показано на рисунке, как правило, отводится под план внедрения, результаты и дальнейшие действия. Обычно большая часть правой стороны посвящена результатам. Это говорит об относительной важности данного раздела для процесса в целом. Общая задача работы – улучшить результаты, а значит, именно им уделяется основное внимание. Помните, мы говорили о том, что тщательный и точный анализ вскрывает коренные причины? Если коренные причины очевидны, будут ясны и решения. Эта связь должна четко просматриваться при изложении истории. Если это так, нет нужды вдаваться в детали внедрения. Исходите из следующей установки: если анализ проведен надлежащим образом, внедрение действенных контрмер должно дать желаемый результат. Если результат не соответствует ожиданиям, это означает либо упущения в ходе анализа и определения эффективных контрмер, либо ошибки при реализации.

Если сложная проблема потребовала больше места, чем обычно, раздел, посвященный дальнейшим действиям, можно свести к минимуму без ущерба для отчета в целом. Опять-таки пространство, которое отводится под каждый раздел отчета о решении проблемы, определяется значимостью материала для отчета в целом. Важной информации отводится больше места.

Составление отчета A3 – это своего рода искусство. Единого подхода к его оформлению не существует, есть лишь ряд основных принципов, которые помогают представить информацию в доступной для восприятия форме. Многие из этих принципов были изложены в главах 13–17, но они заслуживают того, чтобы повторить их еще раз:

• Избегайте многословия. Рисунок может заменить тысячу слов. Представляйте данные графически, это облегчит и ускорит восприятие.

• Давайте сходную информацию в едином формате. Уделяйте особое внимание масштабу графиков. Если сходные данные представлены на графиках в разных масштабах, это может ввести в заблуждение.

• При описании проблемы (в первом разделе) используйте линейные графики, поскольку они позволяют увидеть тенденцию. Не используйте диаграммы Парето и секторные диаграммы. Это инструменты анализа, а не описания проблемы.

• Если вам приходится прибегать к словесному описанию, используйте маркированные списки вместо развернутых предложений и излагайте лишь основные моменты, стараясь, чтобы количество позиций не превышало трех-четырех на раздел.

• Следите за тем, чтобы размеры графиков, схем и шрифта позволяли легко прочесть написанное.

• Используя инструменты сравнения, например секторную диаграмму или диаграмму Парето, избегайте сопоставления избыточного количества позиций, поскольку это заставит использовать слишком мелкие обозначения и информация станет неудобочитаемой. Кроме того, названные методы представляют собой инструменты отбора, которые позволяют изолировать «важное меньшинство от незначительного большинства». Все, что не входит в первые пять позиций, не относится к значимому меньшинству, а следовательно, не заслуживает внимания.

• Избегайте использования цветных схем и графиков. При изготовлении ксерокопий изображение станет черно-белым и все цветовые выделения будут утрачены. Разумеется, можно купить аппарат для изготовления цветных копий, но это очень дорого и его может позволить себе далеко не каждый. В связи с этим уместно заметить и еще кое-что: занимаясь решением проблем, не пытайтесь приукрасить скверную работу красочным оформлением. Если составленный отчет пуст и бессодержателен, это будет ясно сразу. Как сказал Эйнштейн: «Взявшись излагать истину, оставьте элегантность портным» [23].