Дэвид Сиббет - Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

Рабочие группы все чаще встречаются на теле– и онлайновых конференциях, экономя на дорожных расходах. Многие выполняют основную массу работы по Сети и встречаются лично лишь время от времени. Команды, занятые сбытом, вообще общаются только по Сети, поскольку география их деятельности может быть очень широка. Как-то раз в самолете я сидел рядом с специалистом отдела продаж, работавшим в компании высоких технологий. Я спросил его, как действуют их дистрибьюторы, и он ответил, что они торгуют через Интернет или с помощью телеконференций. «Зачем же вы тогда куда-то летите?» – спросил я в недоумении. «Мне необходимо встретиться с людьми лично, чтобы построить отношения. Я менеджер, и меня невозможно заменить».

Одна из моих коллег считает, что членам команд совершенно нет необходимости встречаться в реальности. Она живет в Калифорнии, и у нее есть коллеги в Англии, которым она очень доверяет, но они никогда не встречались друг с другом. Я полагаю, что с развитием телефонии и видеосвязи и снижением стоимости международной связи виртуальное общение перейдет в разряд обыденного.

И все же большинство моих знакомых по-прежнему считает, что личные встречи очень важны, и не жалеют средств на коллективные мероприятия и личное общение сотрудников. Я думаю, такие встречи очень важны и при контактах сотрудников, принадлежащих к разным культурам и имеющих разный опыт, тем более что даже деловой вариант английского у них разный, не говоря о метафорах, способствующих осмыслению работы. Виртуальная реальность будет расти, но возрастет и потребность в рабочих встречах, причем не только очных. Работа, перенесенная в виртуальное пространство, рождает стресс, но не так все плохо. Решение многих проблем найдено уже сегодня.

Во время онлайновых встреч удерживать внимание людей очень сложно, и метод визуализации коллективного интеллекта прямо нацелен на решение этой проблемы. Ведущие, использующие метод визуализации коллективного интеллекта, без графических заготовок будут испытывать трудности в фиксации предложений участников процесса, им придется переспрашивать, проводить опросы, выслушивать каждого и при этом поддерживать вовлеченность каждого в работу. Мультизадачность по-прежнему составляет одну из главных проблем.

Мне довелось проводить онлайновую встречу при помощи программного обеспечения, которое позволяло видеть, открыто у участников встречи окно с конференцией или нет. И выяснилось, что примерно у четверти участников окно конференции было загорожено другими диалоговыми окнами. Единственный способ привлечь внимание людей и добиться их включенности в работу – организовать встречу так, чтобы происходящее на экране было по-настоящему интересным. Все это требует большей подготовительной работы и дисциплинированности, чем очная встреча. Такое общение ограничено временными рамками, и у вас меньше возможностей понять, как реагируют люди на ту или иную мысль.

Большинство крупных организаций сегодня используют программы для проведения онлайновых конференций. В каждой из программ есть виртуальная доска для рисования и письма, а также возможность импортировать слайды и другие документы для коллективного просмотра. Слайды и документы могут носить настолько визуальный характер, насколько вам нужно. Программа для проведения онлайновой конференции дает и другие возможности: вы можете обвести что-то кружком, указать на что-то, нарисовать стрелку или добавить текст к иллюстрациям. В некоторых предусмотрены персональные курсоры с именами участников, которыми они могут указывать на тот или иной информационный блок. Так что, используя эти средства, вы можете выйти на довольно высокий уровень интерактивной визуализации.

Прекрасная возможность начать взаимодействие с группой, участники которой друг с другом не знакомы, попросить всех прислать свои фотографии, чтобы вы могли создать небольшую виртуальную схему круглого стола. Затем проведите опрос, в ходе которого все должны будут сказать несколько слов о цели встречи.