Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Систему контекстного планирования можно создать при помощи обычного ежедневника. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Выявить подходящие для вас контексты (достаточно пяти-семи).

2. Создать в ежедневнике разделы, соответствующие этим контекстам.

3. При приближении контекстов (подходящих случаев, благоприятствующих обстоятельств) заглянуть в ежедневник и увидеть необходимую для решения задачу.

Удобнее делать это на компьютере при помощи программ Outlook или Excel. Тем, кто умеет ими пользоваться, нетрудно представить принцип работы. Для менее опытных ПК-пользователей посоветую Word как наиболее распространенный текстовый редактор. Этот вариант рассмотрим подробнее (табл. 4.1).

Таблнца 4.1.Пример контекстного планирования

Например, уезжая из офиса, заглянули в раздел "Места" – увидели задачу "Заехать в парикмахерскую", выходя из кабинета, заглянули в раздел "Офис" – там задача "Подписать договор у шефа", решили устроить на работе перерыв, заглянули в раздел "Внутренние обстоятельства" и вспомнили про "Позвонить маме".

Заглядывать в ежедневник в подходящий момент войдет в привычку, если делать это постоянно.

Можно не записывать задачи в ежедневник, а фиксировать их на стикерах (клеящихся бумажках) и приклеивать на страницы ежедневника, где вы предполагаете появление удобного случая. При этом способе задачу легко переместить на другой день, если в нужный возможность не представится. Таким образом психологически легче справляться с делами, поскольку из вашего ежедневника исчезнут вычеркнутые, но не выполненные по причине обстоятельств задачи.

День – неделя – год

Вы ознакомились с планированием дел без привязки к конкретному времени. Однако есть задачи, которые имеют не только назначенное время выполнения, но и определенные временные затраты на их решение. Их можно упорядочить при помощи жесткого планирования.

Например, распишите два дня: вчерашний и завтрашний, фиксируя абсолютно все дела и отмечая их длительность с точностью до минуты. Затем посчитайте количество дел, суммируйте время на их выполнение для каждого дня отдельно и сравните результаты. Уверена, получится такая картина: совокупное количество времени, которое вы отвели на будущее выполнение ежедневных дел, значительно превышает длительность дня, а количество задач на завтра гораздо больше, чем выполненных вчера. Не пугайтесь. Время, которое вы планируете затратить на выполнение определенных задач, можно сократить. Не случайно вы расписали не толь-

ко завтрашний, но и вчерашний день: вам может казаться, что мытье полов занимает 40 минут, но, засекая время, пуходящее на уборку, вы с удивлением обнаружите, что потратили только 10, и в следующий раз внесете в план реальную цифру. Точно зная, какое количество времени нужно на определенное дело, вы сможете эффективно работать, не отвлекаясь на подсчеты и сверки с графиками или мытье посуды во время чистки ковра для ускорения процесса. Вы также избежите посещения супермаркета, если вам требуется всего лишь купить хлеба в ближайшем гастрономе.

Следующее правило: неотложное лучше делать в начале дня. Однако учитывайте, привязаны ли такие дела к определенному времени. Например, вам нужно попасть на прием к врачу, который в тот день, когда вы к нему собрались, работает с 9 до 14 часов; или вам необходимо подать налоговую декларацию в районный отдел инспекции, который ведет прием граждан с 10 до 12 часов. Будьте готовы к такому повороту событий: другие планы, которые из-за привязанного к времени дела могут остаться неоконченными, придется переносить на завтра. Однако не обязательно выкраивать в сетке день, посвященный только неоконченным когда-то делам, – это бесполезно. Реально ли написать годовой отчет или диссертацию за один рабочий день? Конечно, нет, поэтому не бойтесь выполнять определенную работу по частям, отводя в ежедневном плане время на их выполнение. Определяйте время выполнения частей одной большой задачи и отводите на них ровно столько, сколько необходимо. Учитесь планировать блоками, разбивая крупные блоки на более мелкие. Это поможет лучше оценивать время, необходимое для завершения запланированного. Например, представьте строительство дома. Рытье котлована, закладка фундамента, возведение стен, разбивка на этажи, подведение коммуникаций, отделка, сдача дома – это мелкие блоки крупного блока-цели – строительства здания. Мелкие блоки задач, в свою очередь, делятся на еще более мелкие и периодические, повторяющиеся с определенной частотой, – наем