Реджина Лидс - Идеальный порядок за 8 минут - Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения

Создание этих файлов займет у вас не больше восьми минут. Ваша файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль

♦ Банковские операции

♦ Кредитные карты

♦ Хозяйственные расходы

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Если ваша жизнь более разнообразна, вы, возможно, захотите разделить эти категории на подкатегории. Каждый пункт в приведенном выше списке будет использоваться в качестве названия для ярлыка, имеющегося на подвесной папке, а внутри каждой подвесной папки будет лежать несколько бумажных канцелярских папок. Эта более детальная файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль(подвесная папка с ярлыком)

Седан (бумажная папка)

Минивэн (бумажная папка)

♦ Банковские операции

Citibank Raiffeisen bank

♦ Кредитные карты

Visa: для рабочих целей

MasterCard: для личных целей

♦ Хозяйственные расходы

Ипотечный кредит

Ремонтные работы

Коммунальные платежи

Благоустройство и озеленение

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Страховые возмещения Медицинское обслуживание, Мария

Медицинское обслуживание, Макс

Люди позволяют бумагам подавлять себя. Однако бумаги делятся на категории точно так же, как одежда в вашем шкафу. Вы ведь не хотите увидеть, что ваши джинсы оказались вместе с вечерними платьями? Точно так же вы не хотите, чтобы ваши медицинские счета смешивались с квитанциями на оплату коммунальных услуг. Категории, даже самые широкие, позволяют вам быть организованным человеком. Однако помните о том, что созданная вами сегодня файловая система с течением времени будет изменяться: в ней будут появляться новые файлы, а другие будут из нее исчезать. Но это перемены к лучшему! Если файловая система не меняется, значит, ваша жизнь словно бы застыла.

Вам не нужно создавать все файлы сразу. Делайте за один восьмиминутный этап столько, сколько сможете, а затем повторяйте эти этапы до тех пор, пока не закончите всю работу.

В вашем распоряжении есть несколько способов контроля оплаты счетов. Далее приведены некоторые из них; вы можете свободно смешивать их или объединять в случае необходимости.

♦ Подключите услугу автоматической оплаты счетов напрямую поставщику или через банк. Этот вариант оплаты экономит ваше время, но требует ежемесячной проверки счета на предмет возможных компьютерных ошибок или неожиданного повышения тарифов поставщиком услуги. Обязательно отмечайте оплату в своем реестре платежей!

♦ Подключите услугу оплаты счетов через Интернет. Просто входите в систему каждый месяц и устанавливайте сумму и дату платежа. Счета будут поступать к вам по электронной почте. Многие поставщики товаров и услуг позволяют устанавливать напоминания, так что вы не забудете срок платежа. Опять же не забудьте отметить его сумму в реестре платежей.

♦ Оплачивайте счета с 1 и 15 числа каждого месяца в зависимости от срока платежа. Установите напоминание на вашем компьютере или сделайте специальную пометку в ежедневнике, чтобы не забыть об этих важных датах.

♦ Отметьте в вашем ежедневнике, когда вы должны оплатить счет, прежде чем положите талон для оплаты в файл «Счета» или «Сделать» в разделе файлов действий. Вы можете поместить платежную квитанцию в файл «Незавершенные дела», если она нужна вам только до следующего месяца, или в соответствующий файл, если ее нужно хранить дольше.

♦ Подумайте о том, чтобы нанять бухгалтера, если вы имеете дело с большим количеством счетов. Однако проверяйте ежемесячную выписку по счету, чтобы убедиться в том, что в нее не внесены никакие непредвиденные расходы или суммы.

Потратьте восемь минут на то, чтобы определиться с тем, как вы будете обходиться со своими счетами. Затем выделите еще восемь минут на то, чтобы спланировать и организовать ваши платежи. Помните, что вы не привязаны к какому-либо одному решению. Вы можете его изменить, если система или поставщик не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Справки об оплате налогов — это те бумаги, которые заполняют значительную часть большинства шкафов, однако существует еще один виновник царящего в них хаоса. Я говорю о проектах из прошлого. Мы храним их, потому что в них вложено много времени и сил. Это может быть проект перестройки дома, которую вы осуществили восемь лет назад, или исследовательские материалы, которые вы собирали для своего диплома. Мы говорим о дипломе, который вы защитили 30 лет назад? Какие бумаги из прошлого занимают лучшее место в вашем шкафу?