Ольга Дан - Составь свою родословную

Прошу, используя ревизские сказки, метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его предках, родителях и других членах его семьи и прислать копии имеющихся документов.

В этом случае объем работы больше, поэтому, возможно, вам придется не раз звонить в архив. Но не беспокойте лишний раз архивных работников, поскольку они, скорее всего, будут сообщать письменно о промежуточных результатах работы.

Архивы обязаны отвечать бесплатно на некоторые социально-правовые запросы (например, о прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении). Запросы, касающиеся имущественных прав, оплачиваются.

Срок исполнения социально-правового запроса не должен превышать 30 дней с момента регистрации.

Если вы ошибочно послали запрос не в тот архив, его работники направят его в нужное учреждение или, по крайней мере, объяснят в ответном письме, куда нужно обратиться.

В разных архивах цены на услуги (и их качество) весьма существенно различаются. Если услуги стандартные, вы платите в соответствии с тарифами. Некоторые архивы заключают с вами договоры.

Что делать, если вы хотите выяснить историю рода полностью? Выбор невелик: можно обратиться за помощью к специалисту или вести поиск самостоятельно.

Чтобы работать эффективно, нужно, разумеется, знать, что и как хранится в архивах.

Основные единицы учета в архиве – фонд, коллекция и дело.

Архивный фонд состоит из документов, имеющих отношение к деятельности юридического или физического лица, семьи или рода.

Архивная коллекция – совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому).

Дело – отдельный документ или совокупность документов, заключенных в папку.

Работа в архиве чаще всего начинается с чтения описей. Именно в них вы можете найти название необходимого вам документа. Как правило, доступ к описям свободный, но в некоторых архивах их надо заказывать. К сожалению, описи не всегда бывают подробными. Не исключено, что сэкономить время вам поможет совет Л. Бирюковой (источник – vgd.ru/genarch.htm):

В архивах медленно, но целенаправленно идет работа по улучшению учета. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, на какой странице находятся сведения о каждой деревне.

Работники архива часто не знают, что происходит в чужих отделах. Все знает только директор. Если он будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), он вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс.

Если не знаете, какая опись нужна, полистайте архивные справочники. К ним относятся путеводители, каталоги, указатели и обзоры.

Путеводитель содержит сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде. Как правило, в путеводитель включаются сведения не обо всех фондах, часто справочники бывают тематическими.

Каталог – межфондовый справочник, в котором информация о документах сгруппирована по тематическому признаку.

Указатель – перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть внутриархивным и межархивным.

Не исключено, что в архиве нет нужной информации. Самый худший вариант – документ утерян. К сожалению, это вполне возможно, если учесть что в 40-е гг. прошлого века война нанесла архивам непоправимый урон. Поэтому прежде чем ехать в архив, обязательно напишите директору следующее письмо:

Если нужных документов нет, подумайте, в каких еще источниках можно найти информацию. После этого смело звоните директору. Вас уже знают, поэтому просьба выяснить, нет ли в архиве определенных документов, будет вполне уместна. Директор посмотрит список и сразу же вам ответит.