Лариса Богославец - Положения, регламентирующие деятельность ДОО. Книга 1

Служебная записка сохраняется в письменном виде, и ею могут пользоваться автор и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передач и сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Минимально необходимый набор реквизитов докладной, служебной записки, справки (применительно к образовательной организации):

– наименование ДОО (структурного подразделения (формального объединения, должности));

– наименование вида документа (докладная записка, справка, служебная записка);

– дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, подготовившего документ.

Служебное письмо– информационно-справочный документ, служащий для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями, а также с физическими лицами, т. е. обеспечивающий связь с внешними объектами, не имеющими иерархической связи с образовательной организацией.

Инициативные письма– это документы, требующие ответа. Однако их характер предполагает вариативность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Тематика их не ограничена, но среди них можно выделить основные виды.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения и т. п.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроках и качестве предоставления услуг.

Рекламационные содержат требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом); к рекламации должны быть приложены документы (акты, справки и т. д.), подтверждающие обоснованность претензий.

Коммерческие , которые составляются при заключении и выполнении договоров (контрактов). В них могут излагаться просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах контрагентов или, наоборот, предложение своих услуг.

Письма-запросы содержат просьбы о разъяснении каких-либо фактов и (или) действиях.

Письма-приглашения содержат предложения об участии в каких-либо мероприятиях и (или) проектах.

Ответные письмапо своему содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть обоснованным и аргументированным.

В письме-ответе необходимо указывать дату и номер инициативного документа, на который дается ответ. Минимально необходимый набор реквизитов служебного письма (применительно к образовательной организации): полное наименование образовательной организации, его почтовые и банковские реквизиты (бланк письма), дата и номер служебного письма, ссылка на номер и дату документа-запроса (если служебное письмо является ответом), название служебного письма, название организации и (или) должности и фамилии адресата, его почтовый адрес, указание должности руководящего работника, подписавшего служебное письмо, его подпись и фамилия.

Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или физическому лицу. Если письмо адресовано учреждению, то его наименование в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном. После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес. В заголовочной части служебного письма-ответа размещают следующие реквизиты: дату, индекс и ссылку на номер и дату документа-запроса.

В служебных письмах название вид документа (письмо) не указывается.