Тамара Овчинникова - Практика обучения англоязычной письменной речи студентов университета

Под адресом, также справа, указывается дата (date) подготовки письма.

Имеются различия в британском и американском варианте написания даты, а именно в британском варианте сначала указывается число, потом месяц и год, например: 7th January, 1995, которое сокращается иногда до 7 Jan' 95. Другие месяцы также могут иметь сокращенные формы, например: Feb, Mar, Apr, May, Jun, July, Aug, Sept, Oct, Nov, Dec. В цифрах это выглядит как 7/1/95.

В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год. Например, та же дата будет написана следующим образом: January 7, 1995, а в цифрах 1.7.95. Можно использовать любой вариант, но все же хотелось бы посоветовать писать месяц не цифрами, а буквами.

Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя (addressee) и адрес компании или организации, в которую вы обращаетесь, адрес дается также в обратном порядке. Ниже следует указать ссылку (reference), если вы отвечаете на письмо, и предмет (subject), о котором пойдет речь в письме. Здесь указывается самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются. Вполне достаточно написать ссылку или предмет отдельной фразой и подчеркнуть ее, как в образце.

Следует запомнить правила написания приветствия (salutation) или обращения, так называемого «титула» (title) .

1 Если вы пишете в компанию или организацию в целом, а не конкретному человеку, вы обращаетесь «Уважаемые господа» – Dear Sirs.

2 Если вы пишете человеку, который занимает определенную долж ность, но не знаете его или ее фамилию, вы обращаетесь «Уважаемый господин/госпожа» – Dear Sir/Madam.

3 Если вы знаете фамилию адресата, вы обращаетесь «Уважаемый(-ая) господин/госпожа Тетбари» – Dear Mr./Ms. Tetbury. Обра тите внимание, что фамилию нужно указывать обязательно. Нельзя написать Mr, Ms. без фамилии.

4 Если вы хорошо знакомы с человеком, находитесь с ним/ней в приятельских отношениях и при личной встрече обращаетесь друг к другу по имени, то такое же обращение допускается и в письме, напри мер Dear Elton. Только следует иметь в виду, что в деловом письме, за трагивающем принципиальные вопросы, лучше сохранять официаль ный стиль и писать Dear Mr. Simpson / Dear colleague.

5 Если в визитной карточке вашего партнера рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например Dr/Professor, значит, они должны стоять перед фамилией.

Тема и суть проблемы или основное содержание письма находятся визуально в середине письма.

Заключительная часть может содержать такие стандартные фразы, как «Благодарю Вас за сотрудничество» (Thank you for your cooperation), «Жду ответа от Вас» (Looking forward to hearing from you).

Конец письма может включать фразы «Искренне Ваш/Ваша» (Yours sincerely), если известна фамилия адресата, и «С уважением» (Yours faithfully), если фамилия адресата неизвестна. В менее официальном письме можно добавить фразу «С наилучшими пожеланиями» (With best wishes).

В наиболее полном виде структура письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

• адрес отправителя (sender's address),обратный адрес отправителя – address;

• дата подготовки письма – date;

• адрес получателя – (inside address – addressee);

• ссылка – reference (Ref);

• приветствие- oбращение – salutation;

• nервая фраза (opening sentence),тема – regarding (Re)/ subject;

• суть проблемы – problem; текст письма (body of the letter);

• заключительная часть – closing;

• конец письма – ending; заключительная формула вежливости (complimentary close);

• подпись отправителя – signature;

• должность отправителя – position;

• постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript).

• приложения – enclosure (Enc).

В каждом письме вовсе не обязательно должны присутствовать все без исключения перечисленные выше части. Некоторые из них можно опустить, но основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.

Расположение на странице стандартного размера указанных выше частей письма можно представить в виде схемы.

Примерное содержание приведенной выше схемы для личного письма:

1 Имя/ фамилия отправителя, номер квартиры/ дома, название улицы, город, штат/ район, почтовый индекс и страна отправителя