Алексей Пыхтин: Аудит систем качества

Целью внутренних аудитов не является поиск и наказание виновных. Необходимо донести этот факт до всего персонала организации, поскольку защитная реакция на любые проявления внешнего контроля не способствует получению объективной информации. Опасаясь возможного наказания, сотрудники могут скрывать или искажать необходимые сведения, и в этом случае результаты аудита не предоставят объективной информации о функционировании системы. Важно, чтобы такой подход не был просто декларацией о намерениях. Обманув доверие людей однажды, трудно завоевать его в будущем.

Внешний аудит, проводимый компанией и направленный на внешний источник (на поставщика). Его также могут проводить представители компании или сторонние аудиторы. Однако знание продукции, контрактов, соглашений о закупках и секретных соглашений обычно приводит к тому, что компания принимает решение о направлении для проведения такого аудита собственных аудиторов. Внешний аудит рассматривается как аудит, проводимый второй стороной. Цель аудита второй стороной − получить достаточную информацию о системе менеджмента организации для обеспечения уверенности потребителя в том, что его специфические требования будут выполняться гарантировано и стабильно.

Важно, чтобы аудит проводился профессионально и достоверно отражал результативность системы менеджмента организации. Необходимо помнить, что результаты аудита повлекут коммерческие решения, которые могут повлиять на будущее обеих организаций. Поэтому он должен быть проведен квалифицированным обученным персоналом, что является гарантией получения достоверной информации.

Аудит третьей стороной− это проверка, проводимая внешней независимой организацией (третьей стороной). Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации.

Как и аудит второй стороной, аудит третьей стороной предъявляет особые требования, как к аудитору, так и к проверяемой организации. Аудитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы результаты аудита точно и справедливо отражали состояние системы менеджмента.

Внешние аудиты имеют свои особенности, положительные и отрицательные стороны по сравнению с внутренними аудитами (таблица 1) /22, 24/.

Таблица 1 – Особенности внутреннего и внешнего аудита

К положительным сторонам внешних аудитов относятся:

– более высокий уровень объективности (поскольку это «взгляд со стороны»);

– большая эффективность работы (поскольку внешний аудит проводится аудиторами высокой квалификации);

– позитивное воздействие критики на проверяемую организацию;

– более объективная оценка проверяемой системы за счет более высокой квалификация аудиторов;

– возможность использования результатов внешних аудитов проверяемой организацией в рекламных целях;

– возможность использования результатов внешних аудитов для демонстрирования результативности и соответствия системы менеджмента установленным требованиям;

– точность определения расходов.

К отрицательным сторонам внешних аудитов относятся:

– незнание традиций предприятия;

– предубежденность персонала проверяемой организации к «чужакам», и как следствие, возможность сокрытия информации;

– незнание неформальных лидеров затрудняет получение необходимой информации;

– вероятность использования аудитором конфиденциальной информации, полученной в ходе аудита;

– ограниченные сроки аудита не дают возможности аудитору досконально проверить всю систему, и, следовательно, заключение по результатам аудита основывается на выборке из имеющейся информации.

Внутренние аудиты, также как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия.

Проверка адекватности проводится с целью определения степени, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.

Проверка адекватности может выполняться путём:

– рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям;

– проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставление с применимыми требованиями стандарта.