Harvard Press - Руководство по улучшению бизнес-процессов

Таблица 3

Изучение влияния редизайна бизнес-процессов на деятельность организации

Организационный аспект

Потребует ли новый бизнес-процесс…

Структура

…создания новых штатных единиц, подразделений, систем подчинения или глобальных изменений в структуре компании?

Сотрудники

…новых знаний, умений и навыков, которые могут быть получены путем обучения имеющегося персонала или найма новых сотрудников?

Клиенты

…новых маркетинговых планов или иных коммуникационных механизмов, которые информируют клиентов о новых процессах и помогут эффективно ими пользоваться?

Системы

…абсолютно новых систем (например, новой компьютерной инфраструктуры) или значительной модификации имеющихся систем?

Подробно опишите финальную версию обновленного бизнес-процесса в виде функциональной схемы. Опустите подробности, касающиеся того, на кого именно ляжет выполнение тех или иных задач. Эту информацию вы уточните позднее. На данный момент вам необходимо представить сравнительно простую версию бизнес-процесса всем заинтересованным лицам, чтобы они могли высказать свои мнения и идеи.

Генерал, выигрывающий битвы, производит множество расчетов в уме до того, как битва начинается.

Сунь Цзы

Представьте ключевым заинтересованным лицам новую функциональную схему и информацию о том, каким образом вы генерировали идеи для обновления бизнес-процесса. В их число желательно включить вашего руководителя и других сотрудников компании, деятельность которых будет затронута изменениями. Задайте им следующие вопросы:

Сможет ли предлагаемое изменение бизнес-процесса повысить эффективность работы, что и является конечной целью всего проекта? Поможет ли оно воспользоваться преимуществами от открывающихся возможностей?

Какие потенциальные проблемы, на ваш взгляд, возникнут в ходе работы, если внедрить предлагаемый процесс в практику?

Что бы вы предложили, чтобы повысить эффективность обновленного процесса с точки зрения достижения поставленных целей?

Как вам кажется, не упустили ли мы что-нибудь важное? Если да, то что именно?

Предлагая главным заинтересованным лицам высказать собственное мнение, вы обеспечите поддержку внедрения бизнес-процесса, придуманного вашей командой. Когда люди сами предлагают идеи по изменению процесса, они, как правило, проникаются к нему симпатией. Подумайте над тем, стоит ли доработать схему нового процесса, внедрив какие-то из предложенных изменений. Дополнительную информацию см. в разделе «Редизайн бизнес-процессов: полезные советы».

Редизайн бизнес-процессов: полезные советы

Меняйте процесс таким образом, чтобы улучшения максимально соответствовали пожеланиям клиентов — например, повышайте скорость, эффективность и аккуратность работы, снижайте стоимость или сокращайте число контактов между клиентом и компанией до одного.

Пусть вас не связывают такие факторы, как имеющееся штатное расписание, распределение обязанностей, место работы. Если для повышения эффективности процесса необходимо ввести новую штатную единицу, запланируйте это.

Если базовые ресурсы для процесса естественным образом формируют группы, создайте отдельный процесс для каждой группы.

Первым делом займитесь изменением тех частей процесса, в которых теряется больше всего времени, — там, где приходится долго ждать, перемещаться или переделывать работу.

В тех случаях, когда те или иные шаги в рамках процесса могут быть предприняты независимо друг от друга и вне определенной последовательности, возможно, имеет смысл создать несколько процессов, которые могут происходить параллельно.

Проанализируйте обоснованность нынешней последовательности этапов в рамках процесса. Подумайте, станет ли он более быстрым и эффективным, если ее изменить.

Ищите возможности избавиться от излишнего контроля над уже проделанной работой. Когда люди знают, что результаты их труда будут много раз проверять, они перестают стараться все сделать правильно с первого раза.

Чтобы уменьшить число этапов в рамках процесса, исключите все случаи утверждения документов и одобрения действий сотрудниками, которые особо не разбираются в содержании выполняемой работы. Переведите процесс принятия решений на более низкий уровень, где и ведется основная деятельность.