Брайан Трейси - Полная вовлеченность

Отправной точкой при делегировании полномочий должно быть предварительное продумывание рабочего задания. Тщательно взвесьте, что конкретно необходимо сделать и какой нужно получить результат. Установите измеримые и привязанные к сроку критерии эффективности для данного задания. Как вы будете определять, что работа выполнена наилучшим образом? Каким должен быть идеальный результат?

Составьте график выполнения рабочего задания и обозначьте предельный срок его выполнения. Когда, по вашему мнению, оно должно быть завершено? К какому сроку?

Выберите для выполнения задачи подходящего сотрудника

Хорошо обдумав рабочее задание, вы должны выбрать среди своих подчиненных того, кто больше всего подходит для его выполнения; а это зависит от квалификации сотрудника. У новичка или опытного сотрудника, впервые выполняющего задачу такого типа, скорее всего, недостаточно квалификации , значит, им понадобится оперативное руководство. Необходимо будет объяснить работнику, как следует выполнять задание, и контролировать каждый этап работы, чтобы убедиться, что задание будет выполнено вовремя и надлежащим образом. Важные задачи ни в коем случае нельзя поручать не­опытному сотруднику.

Сотрудники со средним уровнем квалификации уже продемонстрировали свою способность выполнять разные задачи. Если выбор пал на такого сотрудника, применяйте подход управление по задачам. Вы должны обсудить и четко согласовать с подчиненным, какой цели ему нужно достичь и какую задачу решить. Вы можете даже объяснить ему свои предпочтения в отношении способов выполнения работы. Затем предоставьте сотруднику возможность приступить к выполнению поставленной задачи без вашего вмешательства.

И наконец, сотрудники с высоким уровнем квалификации уже доказали свою компетентность в выполнении подобных задач, и, скорее всего, они способны сделать такую работу даже лучше вас. В таком случае вам нужно просто ненавязчиво взаимодействовать с сотрудником при обсуждении поставленной задачи. Согласуйте, что именно необходимо сделать, и спросите, какая помощь потребуется ему от вас для ее решения. После этого дайте сотруднику возможность делать свое дело.

Эффективное делегирование

Процесс делегирования делится на семь этапов. Выполнение предложенного ниже порядка действий обеспечивает эффективное делегирование и создает оптимальные условия для успешного выполнения порученной задачи, а это, как вы помните, очень важно для того, чтобы сотрудники чувствовали себя победителями.

Выберите для выполнения задачи подходящего сотрудника. Соотнесите требования к выполнению задачи с навыками сотрудника. От правильного выбора на 80 процентов зависит, будет ли порученное задание выполнено в срок и без превышения бюджета.

Поручайте задачу целиком. Когда сотрудник несет полную ответственность за выполнение работы, у него высокая мотивация повысить собственную производительность.

Делегируйте, рассчитывая на конкретный результат. Сделайте требуемый результат измеримым. Что измеряется, то и выполняется.

Поручая задания, привлекайте подчиненных к участию в их обсуждении. От того, насколько активно сотрудник обсуждает с вами предстоящую работу, зависит его заинтересованность в ее выполнении. Объясните и согласуйте с ним, что именно должно быть сделано и почему.

Очень важно знать, что каждый из нас лучше воспринимает информацию либо посредством зрения, либо на слух. Людям с хорошо развитым визуальным восприятием необходимо видеть текст, написанный на бумаге. Люди с развитым слуховым восприятием лучше воспринимают устное обсуждение. При передаче стоит учитывать эту особенность. Обсуждая предстоящую работу, сотрудник обязательно должен все записать, а в конце разговора попросите его повторить, в чем состоит суть поставленной перед ним задачи.

Будучи молодым руководителем в собственной компании, я часто раздавал поручения подчиненным в устной форме, а затем отправлялся по своим делам в полной уверенности в том, что все будет сделано должным образом в назначенный срок. В итоге мне нередко приходилось огорчаться из-за того, что сотрудники не сделали то, о чем я их просил, или сделали не так, как я просил. Часто они вообще неправильно понимали мои просьбы. Поэтому со временем я начал требовать от подчиненных, чтобы они сформулировали порученную им задачу своими словами в моем присутствии. Настоятельно рекомендую вам делать то же самое.