Вася Кислый - Тайм-менеджмент и прочее

СПРАВ - это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке. Ты не собираешься мне возражать? Не хочешь сказать, что надо завести свою папку по каждой теме? Завести папок триста – четыреста, раскидать их ровным слоем по 2-3 комнатам и думать при этом, что твои дела В ПОРЯДКЕ. Нет? Поверь мне, нет. Даже если твои справочные материалы превысят по объему одну папку КОРОНА (а это бывает редко), заведи две или даже три папки корона. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит места.

Купи пластиковые разделители листов для папки КОРОНА. Это такие цветастенькие листы пластика, устроенные как в телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга, как майки у рэппера. Можно открыть папку сразу в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если тебе не хватит листов для всех букв - наклей по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки. Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент садовый – подтема.

На лейбле:

Садоводство

Инструмент садовый

Еще пример:

Садоводство

Семена

Еще:

Отдел

Координаты сотрудников

Еще:

Отдел

Бюджет 2 квартал

Еще:

Отдел

Инструкции должностные

Не делай уровень вложенности больше двух! Не более двух строк на лейбле. Иначе ни за что ничего потом не найдешь!

Тэкс. Теперь папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех наличных. Нужна она для того, чтобы сопровождать твои действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Возьмем один из предыдущих примеров:

У тебя в процедурной категории ***DAY обозначено действие:

Я\искать материалы по уходу от налогов

Тебе приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов

Допустим, ты что-то нарыл в журнале «Бухгалтерский учет». Ты вырываешь нужную статью и складываешь ее в файловую папку. На нее наклеиваешь лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК Я\искать материалы по уходу от налогов При этом в действии чуть меняешь тему. Приписываешь Сопут\. Вот что получается в КПК:

Я\ Сопут\искать материалы по уходу от налогов

Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – ты будешь снабжен соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку КОРОНА в произвольном порядке. Если ты аккуратно обращаешься со своими задачами папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и CONTROL

Папка МБКН («может быть, когда нибудь») – аналог категории >>MAYBE в твоем КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают тебя на ИДЕЮ. Запиши идею в **IN для завтрашней обработки в рамках регламента (и, вероятно, с последующим помещением в категорию >>MAYBE, а может, в контекстную категорию), а статейку помести в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Твоя ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Далее. Поговорим о тоненьких пластиковых папочках – карманах, которые будут храниться в отдельном ящике (лотке). Нет, не будем говорить о них. Мы уже говорили о них. Именно они лежат в Лотке 2. Если ты потерялся – найди это место выше по тексту. Добавим только, что после выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается в твой склад канцелярских принадлежностей. Еще важно, чтобы на лейбле такой папки было название твоего текущего проекта, а не хрен чего.

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от тебя НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно. Если при обработке документов из входящего лотка ты будешь бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можешь и не начинать это безнадежное дело. Расположи папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до 0. Неочищенный входной лоток должен вызывать у тебя деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и ты, раз взялся, должен очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3. Более никуда!