Джей Салливан - Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Каждый раз, когда вы разговариваете с клиентами или коллегами, создавайте четкое сообщение, а именно:

• краткое;

• с использованием простого языка;

• сосредоточенное на потребностях аудитории.

Ограничьте ключевую мысль одним предложением, желательно не длиннее 10 слов. Из-за того, что сложные деловые документы написаны длинными, сложными предложениями, мы привыкли одномоментно обрабатывать крупные куски информации. Если в письменной коммуникации это еще как-то оправданно, то в устной от этого нет никакой пользы. Попробуйте в интересах слушателей разбить содержимое своей речи на более короткие предложения.

Если мы будем говорить в течение 20 минут, слушатели запомнят лишь несколько основных фраз. Необходимо, чтобы они могли схватить вашу мысль быстро и четко. Ключевой вопрос таков: сможет ли аудитория пересказать мое послание кому-нибудь еще? Если ответ «вряд ли», поскольку сообщение слишком длинное, туманное или сложное, то у вас весьма мало шансов добиться желаемого эффекта.

Прочтите вслух следующую фразу:

Активное участие каждого в мероприятиях банка чрезвычайно важно для способствования формированию в компании культуры сознательности и последовательности, которая позволит нам гордиться фирмой и поможет привлечь новых высококвалифицированных сотрудников.

Теперь оторвите глаза от текста и повторите то, что вы только что прочли.

Не получается, да? Слишком длинно. Приходится переводить на понятный язык.

Давайте постараемся сказать то же с помощью другого предложения:

Мы надеемся, что вы посетите как можно больше мероприятий компании.

Скорее всего, вы с легкостью повторите это утверждение, потому что суть бросается в глаза. Оставьте причины и детали для отдельных предложений. Эти предложения помогут проникнуться вашей идеей, но они не являются собственно идеей. Дайте аудитории такую мысль, которую просто понять и передать дальше.

Наверное, вам стоит подумать о том, чтобы закончить эти переговоры в ближайшем будущем, до серьезного изменения экономической ситуации, которое положит конец явлениям, обуславливающим подобную структуру сделки.

Когда говорящий закончит предложение, слушатели уже забудут основной посыл. Переварить такой кусок информации в один присест невозможно.

Нам необходимо поскорее заключить сделку.

Просто и ясно.

Высококвалифицированные профессионалы склонны попадать в две ловушки. Во-первых, мы пытаемся показать, какие мы умные. Во-вторых, мы не замечаем, что используем отраслевой жаргон.

Масштаб речей не впечатляет. Впечатляет масштаб идей. Наша компания провела опрос более 1800 профессионалов из делового мира, чтобы выяснить, какие навыки коммуникации производят на них самое большое впечатление. Когда их попросили выбрать три главных пункта в списке из нескольких десятков, «использование сложных технических слов» не выбрал никто! В профессиональных кругах вас не оценивают по уму. В этих кругах ум – нечто само собой разумеющееся. Вас оценивают по тому влиянию, которое вы оказываете, то есть по тому, можете ли вы своими идеями побудить людей к действию.

Так что говорите по существу. Не пытайтесь быть милым или умным. Главное – ясность.

Во времена Сарбейнса – Оксли [1] Закон Сарбейнса – Оксли (Sarbanes-Oxley Act, SOX) был принят в 2002 г. в результате ряда скандалов с отчетностью крупных компаний, таких как Enron и WorldCom. – Здесь и далее прим. пер . , когда регулирование рисков было одной из самых горячих тем в бизнесе, я работал с руководством крупной фирмы по оказанию профессиональных услуг. Шла подготовка к ежегодному общему собранию.

Партнер, возглавляющий группу по управлению рисками, очень беспокоился о формулировке своего сообщения партнерам. Он знал, что каждый партнер волнуется о собственном риске, но одновременно и о тех ограничениях, которые наложит на него новое регулирование.

Первоначально он думал, что главная мысль должна звучать примерно так: «Нашей фирме нужна серьезная система управления рисками, чтобы нам всем не угодить в тюрьму». Совершенно ясно, что эта формулировка не отвечает нашим критериям, а именно:

• Она слишком длинная и ее не так-то легко повторить (14 слов).

• Она делает акцент на негативе, а не на позитиве (хотя ей нельзя отказать в непосредственной направленности на слушателя).