Марина Бобылева - Управленческий документооборот - от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Активное развитие технологий межмашинного взаимодействия ( Machine to Machine ) и Интернета вещей ( Internet of Things ), являющееся проявлением современной индустриальной революции, создает новые возможности для функционирования предприятий и организаций. В рамках концепции четвертой индустриальной революции рассматривается трансформация существующих предприятий в так называемые «цифровые предприятия» («цифровые организации»). Кроме того, многие окружающие нас бытовые приборы и устройства тоже могут взаимодействовать друг с другом, что может быть использовано в комплексных проектах типа «умный дом» или «умный город».

Сочетание современной информационной и индустриальной революций несет невиданные вызовы для экономик разных стран, в том числе и России. Приоритетные задачи в этой сфере сформулированы в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы (утверждена Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203) и Программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утверждена Распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 г. № 1632-р) [20, 49].

Обратимся к любопытным примерам, приведенным в фундаментальной работе А.И. Смирнова [211, с. 8–9]. Так, по некоторым оценкам, за 50 тысяч лет существования человечества сменилось порядка 1600 поколений. Из них последние 800 – применяют огонь, 150 – осуществляют связь поколений с использованием письменности (в том числе 12 – через печатное слово), 2 – владеют атомной энергией, телевидением, лазерами, антибиотиками. И только одно, нынешнее поколение, применяет персональные компьютеры, космические технологии, телекоммуникацию.

Добавим к этому, что именно нынешнему поколению довелось на практике решать задачу внедрения и применения электронного документооборота.

Значение автоматизации документооборота в комплексе перспективных задач совершенствования управленческой деятельности отмечалось еще академиком В.М. Глушковым, идеи которого об автоматизации процессов управления предвосхитили будущее [129]. С начала 1980-х гг. предполагаемые компоненты «электронного офиса» («электронного учреждения») обсуждались зарубежными и отечественными специалистами [122]. Так, с современных позиций интересно обратиться к опубликованному в этот период прогнозу (приведен в [132] со ссылкой на немецкий журнал Wirtshaftswoche , 1982, № 3). Согласно этому прогнозу уже к 1990 году должны были произойти серьезные изменения в организации управления. Предполагалось, что вследствие развития компьютерных технологий 1/3 работников системы управления будет занята на вновь созданных рабочих местах, 1/5 – перейдет на другие рабочие места внутри организации, а 1/10 – будет вынуждена уволиться, так как им на смену должны будут прийти работники новых профессий. В их числе помимо специалистов по телекоммуникации, программистов, системных аналитиков была выделена позиция «организатор документооборота», отвечающий за организацию работы с документами с применением компьютерных технологий. Позволим себе заметить, что эти прогнозные оценки автору настоящей книги (во время выхода в свет указанной публикации – молодому специалисту) запомнились сразу и в некоторой мере повлияли на дальнейшие профессиональные ориентиры. Хотя в начале 1980-х годов указанный прогноз воспринимался практиками-управленцами как весьма радикальный и оправдался не во всем, последующее развитие информационных технологий в сфере управления (без привязки к конкретным прогнозным датам) действительно сопровождалось и сопровождается изменениями в организации управления, характере управленческих коммуникаций, структуре персонала и квалификационных требованиях к работникам. Вместе с тем сегодня уровень развития современных информационных технологий создает гораздо большие, чем это виделось прежде, возможности для совершенствования управленческих коммуникаций и системы управления в целом.

Возможности современных информационно-коммуникационных технологий могут быть проиллюстрированы следующим примером [211, с. 20]. Полвека назад для того, чтобы переслать 30 страниц текста на расстояние 5000 км, потребовалось бы примерно 10 дней, оплата услуг почтовой связи при этом составила бы около 30 долларов. Двадцать лет тому назад выполнение этой задачи с использованием телефакса заняло бы около часа и стоило бы 50 долларов. При использовании современных высококачественных сетей передачи данных на это потребуется около 3 секунд, а затраты составят около 3 центов.