С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

Вопросы документирования и организации работы с документами, в том числе в электронной форме, затрагиваются во многих законодательных, нормативно-правовых актах и нормативно-методических документах. Детальному их рассмотрению посвящена первая глава этой книги – «Нормативная правовая и методическая основы современного делопроизводства».

Все ссылки на законодательные нормативные правовые акты даны в тексте редакции документов на момент подготовки книги к изданию. Последние изменения в законодательных актах необходимо уточнять в правовых базах данных.

Вторая глава «Организация делопроизводственной службы» рассматривает порядок организации делопроизводственной службы, ее состав, подготовку положения о службе ДОУ, инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.

Третья глава «Основные требования к составлению и оформлению документов» раскрывает порядок составления и оформления документов на базе требований как ГОСТ Р 6.30-2003, так и вступающего в действие с 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором перечисляются 30 реквизитов, которые могут использоваться при оформлении организационно-распорядительных документов: требования к тексту документа, реквизиты, используемые в бланке документа, а также отметки, проставляемые на документе в ходе его подготовки и рассмотрения.

Четвертая глава «Организация работы с документами» освещает организацию работы с документами, начиная с понятия и анализа документооборота организации и охватывая все основные этапы работы с документами: прием и первичная обработка; распределение поступивших документов; регистрация документов; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; отправка документов.

Пятая глава «Систематизация и обеспечение сохранности документов» посвящена вопросам систематизации и обеспечения сохранности документов: составлению номенклатуры дел, формированию и хранению дел на стадии текущего делопроизводства, обработке дел для последующего хранения, проведению экспертизы ценности документов, составлению описей и сдаче дел в архив организации. Все виды работ рассматриваются с учетом внедрения современных информационных технологий.

В последней, шестой главе рассматриваются вопросы организации электронного документооборота и работы с документами в электронной форме в автоматизированных системах, проблемы организации хранения и обеспечения сохранности электронных документов и электронных копий документов.

Книга является учебным пособием для всех обучающихся или повышающих квалификацию по направлению обучения «Документоведение и архивоведение» и специальности «Документоведение и ДОУ», может служить справочником по организации работы с документами.

В целом книга может представлять интерес как для работников делопроизводственных служб, секретарей, секретарей-референтов, так и для специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, сотрудников служб информационных технологий, решающих задачи автоматизации работы с документами.

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами, в виде специализированной базы данных (БД) по делопроизводству и архивному делу.

Необходимо помнить, какие вопросы работы с документами в каком законодательном акте рассматриваются и при необходимости обращаться к этой регулярно обновляемой БД, чтобы быть уверенным, что работа службы ДОУ соответствует современным требованиям российского законодательства. Рекомендуется также регулярно проверять наличие изменений в законодательстве: не вышли ли новые нормативно-правовые и нормативно-технические документы, не внесены ли изменения в существующие документы – и своевременно обновлять БД.

Все нормативно-правовые документы, регулирующие вопросы как документирования, так и работы с документами, можно разделить на несколько уровней.

Первый основополагающий закон нашей страны – это Конституция Российской Федерации [1]. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов .