Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Со второй половины 1960-х гг. на новом историческом витке в нашей стране задачам совершенствования делопроизводства вновь была придана государственная важность. Был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (впоследствии – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, ВНИИДАД). В 1974 г. были разработаны основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), в которые вошло и понятие «документооборот». В ЕГСД было записано, что «движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения» [75, с. 21]. Кроме того, была предложена принципиальная схема документооборота, включавшая руководство и подразделения учреждения и его делопроизводственную службу, применительно к потокам входящих и исходящих документов. Был также зафиксирован ряд требований к организации документооборота:

– прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

– следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; каждое перемещение документа должно быть оправданным;

– необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документа;

– в порядке прохождения и обработки основных категорий документов следует добиваться максимального единообразия.

Несомненно, указанные базовые положения явились важными ориентирами в совершенствовании делопроизводства и документооборота на долгие годы. Научно-методические разработки в области организационного проектирования, внедрения средств механизации и начала применения автоматизации управленческого труда и делопроизводства также опирались именно на эту трактовку документооборота [141, 206].

В частности, в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), подготовленных в конце 1980-х гг., было записано, что движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации, при этом порядок движения (прохождения) документов закрепляется в соответствующих схемах. Предусматривалось, что «при функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники» [76, с. 25].

Определение документооборота как движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки закрепилось в терминологических стандартах в области делопроизводства и архивного дела (например, [54, 67]), а также в регламентирующих документах в этой области (например, [77]). Лишь с некоторыми изменениями это определение вошло в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [23]. При этом в последнем терминологическом стандарте [67] упоминание о помещении документа в дело как завершении документооборота снова отсутствует.

Итак, в традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов, после чего происходит их оформление в дело и (или) отправка внешнему корреспонденту, а сам процесс документооборота ограничивается рамками одной организации.

На наш взгляд, по мере развития электронного документооборота традиционная делопроизводственная трактовка понятия «документооборот» требует некоторого уточнения, и шаги в этом направлении уже сделаны в важнейших регламентирующих документах.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» под электронным документооборотом понимается «документооборот с применением информационной системы» [30, 38]. Определение информационной системы как совокупности содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств дано в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При этом под информационными технологиями в указанном законе понимаются «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов» [5, статья 2].