Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

Ранее нам приходилось отмечать, что требования к оформлению электронных управленческих документов были определены в значительно меньшей мере и касались в основном вопросов использования электронной цифровой подписи. Сейчас ситуация в значительной мере изменилась. Требования к электронным документам регламентируются в рамках конкретных информационных систем и технологий взаимодействия. Наиболее важные требования для межведомственного информационного взаимодействия устанавливаются на уровне государственного регулирования. К примеру, такие требования содержатся в Постановлении Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» [32], в совместном приказе Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 186/258 от 27.05.2015 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» [51].

Требования к электронным документам и их метаданным в сравнении с бумажными документами являются более жесткими, так как в процессе информационного взаимодействия передача и обработка информации может не состояться, либо информация не будет доступной для восприятия человеком. Тот же результат будет, если не обеспечена совместимость программно-технических средств.

2. Время транспортировки (доставки) документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление.

Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять секундами и минутами время передачи сообщения по информационно-телекоммуникационным каналам связи или доступа к файлу документа в базе данных информационной системы.

3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной и поддерживаемой на практике системы классификации и хранения информации и документов.

Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Дескрипторный и полнотекстовый поиск дают принципиально иные возможности поиска информации, хотя для более точных результатов на больших массивах документов желательно структурирование массивов информации. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность поиска документов в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа пользователей в систему, исключая из результатов поиска непрофильную информацию.

4. Удобство восприятия информации и возможность работать с несколькими документами одновременно. До последнего времени у бумажных документов это качество было выражено в большей мере, чем у электронных. Ведь качественные характеристики бумажных документов постоянно совершенствовались несколько столетий (в том числе форматы бумаги, размер шрифта и т. п.). Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но в сравнении со временем бытования бумажных документов этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями).