Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.3.28. Оттиск печатизаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.
Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.
Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.
В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.
2.3.29. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись В. Н. Молчанов
Дата
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т. п.)).
2.3.30. Отметка об исполнителевключает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
С. А. Каревский
924 45 67
2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в делосодержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс от 12.03.2004 № 130
В дело № 01–15
Личная подпись
Дата
или
Издан приказ от 11.02.2004 № 21
«О создании экспертной комиссии»
В дело № 01–02
Личная подпись
Дата
2.3.32. Отметка о поступлении документа в организациюсодержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.
2.3.33. Идентификатор электронной версии документапредставляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в окончательной версии документа.
Примечания
1
ГОСТ Р51141-98.
2
М.: Стандартинформ, 2007. Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст.
3
Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Читать дальше