И Кузнецов - Деловое общение. Деловой этикет - Учеб. пособие для студентов вузов

Сотовый, или мобильный, телефон в настоящее время, без сомнения, идет в наступление, и его преимущества трудно переоценить.

И все же то, что одному представляется удобным, у другого может вызвать досаду.

С мобильным телефоном в кармане куртки можно находиться в общественном месте, в ресторане, в парикмахерской, но в кинотеатре, в театре, во время концерта он будет несомненной помехой. К тому же вид человека, разговаривающего в общественном месте по мобильному телефону, вызывает у многих раздражение!

В Японии, например, были случаи, когда пассажиры избивали любителей поговорить по мобильному телефону в метро. Окружающие считали, что такой говорун их унижает!

ПЕРЕПИСКА ПО ФАКСУ

В последнее время в деловых контактах все больше используется факс как средство связи, позволяющее существенно сэкономить время.

Оформление факсимильного сообщения

В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы. Бланк должен выглядеть так: в верхней его части размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки — адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (Facsimile message). Далее страница оформляется примерно так:

Первый вариант

Date: Time:

То: Fax No.: Company:

Number of pages including cover

If you do not receive all the pages

please call____________or fax

Это означает (слева направо):

— дата (день, месяц, год отправки сообщения), время отправления сообщения,

— кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, компания, которую он представляет,

— традиционная формула «количество страниц сообщения, включая первую страницу» — здесь ставится прочерк, который заполняется от руки только после того, как послание составлено полностью и подписано,

— «Если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону… (далее вы вписываете свой номер телефона) или передайте по факсу» (впишите номер используемого вами факса).

После этого пишете слово Comments (комментарии) и далее текст.

Второй вариант

From_____________

Date____________

Location our fax Number of pages (including cover sheet)

To: Company / Department

Message:

Это означает:

— от кого (имя и фамилия),

— дата передачи сообщения,

— месторасположение (адрес),

— наш факс (номер вашего телефакса),

— количество страниц сообщения, включая первую страницу (здесь все так же, как в первом варианте),

— кому (имя и фамилия адресата), компания (учреждение),

— само послание.

Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать — будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ставить не надо.

Если вы направляете ответное послание, вначале поблагодарите адресата — достаточно одной фразы. Если вам не ответили на предыдущий факс, подождите, но ни в коем случае не надо настойчиво повторять в следующем, мол, «жду ответа с нетерпением».

Протокол о намерениях.Вы обменялись факсами с партнерами и заинтересовали их. Они (или вы) предложили заключить ваш первый совместный документ — «Протокол о намерениях». Это всего лишь письменное отражение желаний обеих сторон, ни к чему не обязывающее, поэтому не надо строить никаких иллюзий. Текст протокола должен быть максимально кратким, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: « Настоящий протокол сам по себе не может служить юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон ».

Протокол должен быть исполнен на фирменных бланках одной из сторон либо в четырех экземплярах — по два на каждом языке, либо в двух — билингвом, на каждой странице два параллельных столбца на двух языках, но в этом случае на последнем листе подписи придется ставить по два раза — под обоими столбцами.

Под текстом (перед подписями) указывается срок действия настоящего протокола — как правило, не более года.

Как уже говорилось, юридически вас никто не заставит следовать протоколу, но этого требует ваша честь бизнесмена, которая может очень сильно пострадать, если вы нарушите договоренность.