И Кузнецов - Деловое общение. Деловой этикет - Учеб. пособие для студентов вузов

Иногда частное письмо человеку, адрес которого неизвестен, отправляется по адресу фирмы, в которой он работает.

Пометка « Личное » (« Private ») после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут « Personal ». Пометка « Конфиденциальное » (« Confidential ») означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата.

Вступительное обращениедублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно и не указывалось выше, можно использовать следующие (строго официальные) варианты обращения: Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam . Если отправитель письма лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, следует писать так: « Уважаемый м-р… » (« Dear Mr. »).

Вступительное обращение в письме, адресованном двум или более мужчинам, фирме (организации, учреждению), выглядит так: « Sirs » или « Gentlemen ». «Sirs» более популярно в Великобритании, «Gentlemen» — в США.

Если письмо адресовано двум или более женщинам или фирме (организации, учреждению), полностью состоящей из женщин, употребляется обращение « Mesdames », в США может быть также использовано обращение « Ladies ».

Обращение в письме, которое вы собираетесь отправить в Германию, необходимо строить по формуле: « Уважаемый господин профессор + фамилия ».

После вступительного обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США).

Указание на общее содержание письмапишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля) и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Указание на общее содержание письма обозначается сокращением слова « Касательно » (« Reference ») — (« Re: »). Например: Re: «В ответ на ваше письмо от 10 июня 1998» .

В настоящее время получила распространение иная форма — указание на общее содержание пишется заглавными буквами под обращением или подчеркивается. Например:

Уважаемый г-н Смит,

О Ваших предложениях

по доставке диагностической аппаратуры.

Основной текстпечатается на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. В последнее время довольно большое распространение получил цельноблочный стиль, при котором новый абзац не обозначается отступом на 5 знаков, а отделяется от предыдущего 3–4 интервалами (вместо традиционных двух).

Первый абзац письма обязательно содержит вступительный комплимент. Если вы впервые пишете данному адресату, уместно начать с фразы о том, что он является известным производителем в своей области.

В ответном письме вступительный комплимент может выражать благодарность за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между давними партнерами выражение признательности за содействие в каком-либо деле.

Далее следуют основные положения. Заканчивать основной текст следует комплиментом. Это может быть традиционное выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:

«Пользуясь случаем, еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству», «Мы с надеждой смотрим на перспективы, нашего дальнейшего сотрудничества» и т. п.

В английском варианте основного текста с заглавной буквы пишутся имена, адреса, обращения, каждое слово оригинального названия фирмы (организации, учреждения), каждое слово названия должности, названия объектов переписки (договор, проект и т. д.). Не допускается использование сокращенных форм модальных и вспомогательных глаголов.

Заключительная часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением « Уважаемый господин » (« Dear Sir ») или « Уважаемая госпожа » (« Dear Madam »), то в заключение необходимо писать « Преданный вам » (« Yours Faithfully »).

Вступительным обращениям « Dear Mr. » и « Dear Mrs. » соответствует заключительная фраза « Искренне Ваш » (« Yours sincerely »). Если письмо начинается неофициальным обращением, например, « Дорогой Вильям » (« Dear William »), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: « С сердечным приветом » (« With best regards »), часто в сочетании с выражением « Искренне Ваш ».

В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются таким выражением: « Truly yours », « Yours very truly », « Very truly yours ».