Владислав Волгин - Автосервис. Управление рисками - Практическое пособие

Это и есть ключ к организации труда.

Автоматизация учета рабочего времени

Учет рабочего времени на сервисе нужен не для контроля механиков, а для обнаружения системных проблем предприятия, в первую очередь тех, которые возникают на стыке взаимодействия различных служб и отделов. Первичный анализ структуры рабочего времени показывает, что продуктивное рабочее время составляет не более половины всего рабочего времени. Остальное уходит на стояние в очередях за запчастями, поиск инструмента, перекуры, ожидание работы.

После внедрения автоматизированной системы учета рабочего времени один автосервис выявил приписки в громадных размерах и сделал их невозможными. После этого сначала предприятие потеряло более 20 % выручки. Пришлось преодолевать сопротивление практически всего персонала сервиса, заинтересованного в «серых заработках». Помогла лишь поддержка и понимание собственника. И уже через несколько месяцев ситуация переменилась. Клиент пришел в сервис. Увеличилась загрузка. А на различных форумах автовладельцы все чаще стали рекомендовать автосервис как честную компанию.

Другой автосервис выяснил причины бесцельных потерь 40 % рабочего времени – они оказались в неоптимальной организации работы приемщиков.

Еще одна задача системы учета времени – определение конечных сроков ремонта, что позволяет планировать загрузку постов.

В дилерских центрах используется несколько технологий учета рабочего времени. В основе каждой из них лежит индивидуальная регистрация всех этапов трудового процесса на предприятии. Различия лишь в том, с помощью каких механизмов фиксируются временные показатели.

Аппаратно-программный комплекс по учету рабочего времени механиков и анализу производительности СТО на уровне от цеха/бригады до конкретного механика представляет из себя терминал с сенсорным экраном, который устанавливается непосредственно на посту, где работает механик, и позволяет собирать информацию о времени выполнения работ, перечисленных в заказ-нарядах, поступающих на пост. Полный набор аналитических отчетов системы позволяет получить полную картину производительности механиков, смены, цеха. Система позволяет повысить производительность СТО как минимум на 15–20 %. Система поможет зарабатывать больше с каждого сервисного поста, если сервисный центр перегружен. Если же сервисный центр не загружен на 100 %), то в этом случае система поможет определить численность персонала, оптимальную для текущей загрузки сервисного центра.

Выйдя на смену, механик отмечается на терминале и приступает к работе, вводя номер принятого заказ-наряда. Система берет из базы данных перечень входящих в этот заказ-наряд работ, выводит их список на экран, механик выбирает те, которые собирается сейчас сделать. Система запоминает время начала работы, рассчитывает, исходя из нормативов трудоемкости, время ее окончания и отслеживает ход выполнения. Если механику нужно куда-либо отойти – на перекур, за запчастями, на обед и т. д., он сообщает об этом системе, используя либо бесконтактную карту, либо свой персональный код. При этом система предлагает ему выбрать из списка причину, по которой он прерывает работу.

Вернувшись, механик снова отмечается и продолжает трудиться. Справившись с одним заданием, он переходит к следующему, повторяя практически тот же алгоритм: персонификация в системе, выбор работы и т. д. Заказ-наряд заново вводить не нужно, система его запоминает.

Задача мастера цеха или смены, руководителя производства – отслеживать, чтобы его подчиненные своевременно регистрировали свои действия. Это несложно, поскольку вся информация о состоянии механика может передаваться на их компьютеры. Собираемые системой факты о ходе выполнения сервисных операций позволяют построить детальные отчеты о ходе выполнения работ в масштабе реального времени.

Система имеет монитор, показывающий загрузку цеха, который доступен для мастеров цеха и управленцев сервисного центра. С помощью этого монитора они всегда видят реальную картину выполнения работ по каждому цеху. Если слесарь Иванов должен сейчас работать, а его подъемник пуст, можно тут же оперативно предпринять соответствующие меры.

Система позволяет сервисному центру в режиме реального времени контролировать ход выполнения работ по открытым заказ-нарядам и, базируясь на накопленных данных, оптимизировать процесс обслуживания, обеспечивая наиболее эффективную загрузку сервисного центра. Система – это инструмент, который позволяет понять, насколько у компании эффективно организован процесс обслуживания и ремонта автомобилей, определить узкие места этого процесса и, в итоге, добиться максимальной производительности от каждого поста.