Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

6.1. Распоряжения руководителя отдела по работе с сетевыми клиентами могут быть доведены до работников отдела по работе с сетевыми клиентами, находящихся в его непосредственном подчинении, как в устной, так и в письменной форме. Распоряжения должны быть ясными, исключающими двойственность их толкования, соответствовать компетенции (должностным обязанностям и полномочиям) линейного руководителя и содержать указание срока их исполнения.

6.2. Информация, предоставляемая нижестоящими должностными лицами об исполненных распоряжениях, может быть представлена как в письменной (в виде установленной формы отчета), так и в устной форме. Информация о неисполненных распоряжениях либо трудностях, возникших в ходе исполнения полученных распоряжений и препятствующих их исполнению, может быть предоставлена только в письменной форме с указанием причин их неисполнения.

6.3. Для качественного и оперативного выполнения своих задач отдел по работе с сетевыми клиентами может осуществлять взаимодействие с другими структурными подразделениями на уровне непосредственных исполнителей в пределах их компетенции, а в случае возникновения разногласий, несоблюдения либо нарушения установленных сроков исполнения – на уровне руководителей соответствующих структурных подразделений.

6.4. Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения допускается только в письменной форме. Взаимодействие по всем возникающим разногласиям осуществляется только в письменной форме.

6.5. При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники отдела по работе с сетевыми клиентами должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и Департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).

6.6. При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам отдела по работе с сетевыми клиентами сотрудников других структурных подразделений уполномоченные на то представители департамента продаж обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в письменной форме либо форме, аналогичной форме обращения.

6.7. При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.

6.8. Основные взаимосвязи отдела по работе с сетевыми клиентами и других отделов могут быть представлены следующим образом.

6.8.1. Отдел закупок:

• передает отделу по работе с сетевыми клиентами графики и информацию об объемах поставок продукции от поставщиков, изменениях прайс-листов поставщиков, о штрих-кодах на продукцию, письма поставщиков о периоде остановки производства или временного прекращения производства продукции, информацию о сверхнормативных поставках или недопоставках продукции и их причинах;

• получает от отдела по работе с сетевыми клиентами заявки на необходимый объем продукции, в том числе «под заказ клиента», заявку на получение от поставщика необходимых сопроводительно-разрешительных документов (сертификаты, качественные удостоверения, гигиенические сертификаты и т. д.);

• претензии от покупателей по качеству товара, упаковки и внутритарной комплектности.

6.8.2. Департамент маркетинга:

• передает сведения об изменениях ценовой политики предприятия; о проведении различных промомероприятий, мотивационных, бонусных и других маркетинговых акциях;

• информацию по ассортименту предлагаемой продукции и маркетинговых услуг;

• сведения о предстоящем вводе и выводе продукции, а также расширении ассортиментной линейки товаров и услуг, предоставляемых фирмой; обобщенную информацию о спросе на продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры, и о факторах, определяющих его; сведения о конкурентной среде по вопросам ценов ой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; информацию о состоянии товарного рынка; сведения о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке и пр.); сведения о планируемых выставках, ярмарках; информацию о наличии товарных остатков и товародвижении продукции, присутствующей в товарных матрицах сетей и ключевых клиентов; подтверждение участия в промоакциях, расчет их рентабельности;