Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Если вам не хватило воздуха, значит, предложение слишком длинное. Его следует разбить на несколько частей – поставить точку там, где стоит пробел или запятая. Такой нехитрый, но очень полезный прием использует редактор этой книги – Василий Подобед.

Высокая текучесть клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Проблема требует незамедлительного решения. Такой вывод сделан на основе анализа клиентской базы за 2010–2012 гг. Ежеквартальные отчеты отдела продаж подтверждают его.

Короткие предложения воспринимаются легче, чем длинные. Читателю не приходится перенапрягать внимание в поисках главной мысли автора.

В одном коротком предложении должна содержаться одна мысль. Абзацы должны объединять мысли на одну тему.

Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Потери производства за тот же период составляют $36 млн. Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Для того чтобы уменьшить текучесть клиентской базы, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов. Чтобы устранить производственные потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг. А чтобы добиться легального сокращения налогов, следует нанять финансовых консультантов.

Автор этого текста использует сравнительно короткие предложения. В каждом предложении содержится всего одна мысль. Однако информация все равно воспринимается тяжело, поскольку в одном большом абзаце соединены мысли на три различные темы: текучесть клиентов, потери производства и налоговая нагрузка. Их лучше разделить.

Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Для того чтобы уменьшить эту текучесть, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов.

Ежегодные потери производства составляют $36 млн. Чтобы сократить эти потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг.

Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Чтобы реализовать эту возможность, следует нанять финансовых консультантов.

Еще одна распространенная причина неясности заключается в том, как построены предложения.

• Производится написание и корректировка отчета автором.

• Написание и корректировка отчета осуществляется автором.

• Отчет пишется и корректируется посредством усилий автора.

• Автором осуществляется написание отчета с последующей его корректировкой.

В чем проблема этих предложений? Почему они получились такими сложными, неудобоваримыми?

• Автор пишет и корректирует отчет.

В этом варианте используется наиболее прямой способ связи членов предложения:

Помните первый класс школы? «Мама – мыла – раму», а не «Рама – мылась – при – помощи – мамы».

В отчетах и предложениях первым лицам встречаются фразы и похуже:

Наблюдается постоянный дефицит товара на складе, приводящий к многочисленным задержкам в поставках клиентам, который является следствием принятого решения об изменении порядка оплаты заказов.

Распутаем логику и восстановим последовательность событий. Текущий порядок:

1. Событие: постоянный дефицит товара на складе.

2. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.

3. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.

Меняем его на:

1. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.

2. Событие: постоянный дефицит товара на складе.

3. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.

Заменяем сложные связи внутри предложения на прямые:

Ищем субъект в первом предложении. Допустим, в данном случае решение об изменении порядка оплаты приняло правление компании .