Дмитрий Рязанцев - 1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы

Есть мнение, что программа "1С: Зарплата и Кадры" – самая сложная. Это объясняется существованием расчетов длительного действия с привязкой к регламенту исполнения документов, а также большим количеством разнообразных расчетов, присущих учету заработной платы. Но, как говорится, "цель оправдывает средства". Огромное количество регламентирующих постановлений правительства, инструкций и пояснений вложено в алгоритм программы. Расчетчику нет нужды помнить все эти документы, также значительно снижается вероятность ошибок при расчете. Главная цель – персонифицированный учет достигается попутно, без особых усилий. Особенно много вопросов возникает при работе со штатным расписанием. В программе предусмотрен режим контроля соответствия приказов со штатным расписанием. Работа в этом режиме требует наличия навыков и знания общих методов работы со справочниками. При желании данный режим контроля штатного расписания можно отключить. Программный продукт никогда не бывает идеальным, а набор документов или отчетов выбранной конфигурации не всегда покрывает нужды бухгалтерского учета вашего предприятия. Рынок услуг разработчиков системы "1С: Предприятие" в наше время достаточно широк и, если вы не требуете невозможного и в состоянии сформулировать задачу, обратитесь к программисту-настройщику.

Какие же аспекты учета позволяет автоматизировать программа? Идеология программы "1С: Зарплата и Кадры" построена на первичных документах, поэтому документы являются основанием для проведения каких либо расчетов по сотруднику. Следовательно, запись в журнале расчетов не может появиться сама по себе, для этого должно быть основание (документ). Документы – это, фактически, электронные аналоги реально существующих на предприятии документов. В процессе ведения учета неавтоматизированным, т. е. ручным способом, документооборот часто становится избыточным или, напротив, недостаточным для контроля. Часто расчетчик ведет табель учета рабочего времени в программе при установленном режиме расчета зарплаты сотрудника "по окладу". В этом нет необходимости, т. к. программе достаточно ввести первичные документы, описывающие причины невыхода сотрудника на работу, сверхурочные или работу в праздничные дни. Инерция мышления может сыграть злую шутку с пользователем. Пользователь, который делал расчеты ручным способом, не всегда находит нужный вид расчета или режим в нем и задает расчет как пользовательский. Изучив весь набор документов программы, пользователь определяет для себя все необходимые документы для учета, последовательность и периодичность их формирования. Таким образом определяется стратегия учета.

Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры с опытом работы в "1С: Предприятие" зачастую интуитивно или рефлекторно ведут учет заработной платы без осмысления логики работы в целом.

В данной главе мы рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.

Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Учет заработной платы интересует форма оплаты труда сотрудника, его статус на предприятии, предоставляемые льготы по подоходному налогу, дата рождения для учета пенсионных отчислений и т. д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем вести учет заработной платы. Поэтому начнем мы наполнять базу данных именно с этого.

После старта программы в верхней части экрана появится главное меню программы. Выберем меню Справочникии увидим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета (рис. 1.1).

Вопроса об особенностях заполнения справочников мы еще коснемся в разд. "Справочники" главы 2 . А пока рассмотрим общую схему функционирования программы.

Описание объекта учета ни к чему не обязывает пользователя, пока не задано действие с описанным объектом. Все действия или операции задаются документами, причем большинство из них связаны с вводом первичных документов. Перечень документов для формирования операций с объектами задается в меню Документы(рис. 1.2).