Ольга Курныкина: Система контроля и её аудит в организации

Вторым этапом является получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта. Получение достоверной информации наиболее важный, трудоемкий и дорогостоящий этап контролирования. Источниками информации могут являться бухгалтерская и иная отчетность, специальные аналитические обзоры и отчеты, текущие статистические данные, целевые наблюдения, оперативные сообщения, устные сообщения, опросы и др. Важным моментом, определяющим качество информации, является периодичность и точность производимых замеров и оценок, которые зависят от характера контролируемых процессов. Важным условием эффективности контроля является сопоставимость временных рамок эталонов и контролируемого объекта.

После измерения фактически достигнутых результатов осуществляется их сопоставление с контрольными эталонами, которое сопровождается анализом и проверкой эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений, или выявлением реальной, фактической базы, которая позволяет осуществить корректировку ранее принятых планов и решений или выработать новые и откорректировать контрольные эталоны.

Эта деятельность является содержанием третьего этапа. Особенность третьего этапа состоящего в выявлении отклонений фактических результатов функционирования объекта от установленных стандартов и их анализ, состоит в том, что на этом этапе необходимо создать базу для принятия решения относительно возможных действий по доведению фактических показателей до уровня стандартов или скорректировать стандарты, или не предпринимать никаких действий. Завершающим этапом процесса контролирования является документирование полученных результатов, а также формирование заключения и доведение его до субъектов уполномоченных осуществлять управленческие действия по корректировке ситуации. На этом этапе необходимо четко определить форму документа по результатам контролирования (это может быть акт, протокол, справка и др.), схему документооборота, оперативность и обязательность контроля над исполнением принимаемых решений по документу, содержащему результаты контролирования. Кроме того, особенность заключительного этапа процесса контролирования состоит в том, что указание об устранении отклонений или нарушений может быть сделано и субъектом, осуществляющим контроль и субъектом управления, при этом мы предполагаем наличие нескольких вариантов развития событий. Например, контроль осуществляет менеджер, в этом случае субъект управления является и субъектом контроля, поэтому он принимает управленческое решение, то есть на четвертом этапе не только оформляется результат проведенного контроля, но и принимается решение относительно полученного результата. Кроме того, выработка указания об устранении выявленных отклонений, т. е. корректирующие воздействия в процессе контроля, возможны субъектом контроля, не являющимся менеджером, в том случае если, выявленные отклонения являются безусловными нарушениями, например законодательства или нормативных документов. Таким образом, можно отметить, что заключительный этап процесса контроля имеет двойственную обратную связь, как с предыдущим этапом процесса контроля, так и с этапами управления, определяющую наряду с обязательностью поставки информации для управленческого воздействия, и необходимость в ряде ситуаций выполнения корректирующего воздействия в процессе контроля. Вместе с тем, применение корректирующего воздействия в процессе контроля не исключает полностью необходимости управленческого воздействия на контролируемый объект, где выявлены отклонения от установленных желаемых стандартов, так как для совершенствования деятельности следует проанализировать выявленные отклонения и устранить возможные причины их возникновения. Суть контролирования состоит в том, чтобы оценить позволяют или нет, предпринимаемые управленческие действия устранить проблему.

В общем виде схема проведения процесса контроля может быть представлена следующими функциональными этапами:

1. установление эталонов и индикаторов – допустимого уровня отклонения от них;

2. получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта;

3. выявление отклонений фактических результатов функционирования объекта от установленных стандартов и нормативов, их анализ и оценка;

4. документирование полученных результатов, формирование заключения и доведение его до субъектов уполномоченных осуществлять управленческие действия по корректировке ситуации или приведение их в соответствие со стандартами.