Ольга Курныкина - Система контроля и её аудит в организации

Каждому объекту контроля должны соответствовать эталоны, четко характеризующие и описывающие его состояние необходимое для достижения целей деятельности. Поэтому логично предположить, что объектом контроля может быть только тот элемент, в отношении которого можно разработать измеряемые или четко характеризуемые эталоны его состояния.

Эталон– это предполагаемые в качестве желаемых и необходимых для достижения целей деятельности: действие, результат или состояние. Эталон может быть указан в виде правила, алгоритма, количественного показателя или общего результата.

Эталоны для проведения контрольной деятельности определяются исходя из того что, планируя предпринять какие либо действия в рамках определенных целей, следует четко оценить параметры и характеристики, которым должны соответствовать действия и состояния контролируемых объектов, чтобы обеспечить достижение поставленных целей. При этом очевидно, что без установленных базовых оценочных показателей осуществить контроль невозможно.

Необходимо учитывать особенности определения параметров эталонов по контролируемым объектам в зависимости от уровня субъекта управления. Потому, что субъект, инициирующий контроль в соответствии с целями основной деятельности определяет объект и устанавливает эталоны его состояния как необходимое условие достижения этих целей, а осуществление процесса контроля предполагает выявление отклонений объекта от эталонов для принятия в дальнейшем регулирующего или блокирующего воздействия в отношении функционирования объекта. Взаимосвязь элементов «субъект, цель, объект» без элемента эталоны контроля не отражает сущность контрольной деятельности, так как проведение процесса контроля невозможно без установленных заранее характеристик желаемого состояния объекта, являющихся основой или эталоном при проведении сравнения. Объект статический материальный можно описать набором значимых показателей определяющих адекватность объекта поставленным для контроля целям, процесс можно описать при помощи стандартов осуществления для выполнения процедур адекватность объекта поставленным для контроля целям.

Выделение эталонов в качестве этапа процесса контроля объясняется тем, что разработка или уточнение эталонов уже является элементом контроля по отношению к процессу планирования. Разрабатываемые в организации планы базируются на четко поставленные цели. Однако для контроля могут использоваться только те цели, которые имеют количественные, качественные и временные характеристики, так как эти показатели позволяют сопоставлять реально полученные результаты с запланированными. Эталоны, разрабатываемые для контролирования, реально выполняют двоякую роль. С одной стороны, они позволяют сопоставить фактически сделанную работу с запланированной и ответить на вопросы о том, что осталось не сделанным и что необходимо сделать, чтобы достичь целей и выполнить планы. С другой стороны, эталоны, являющиеся отражением целей и планов, позволяют оценивать и качество самих целей и планов. Завышенные нормативы не являются стимулом для стремления к их выполнению или даже парализуют работу, а слишком низкие дезорганизуют, поэтому ключевыми характеристиками эталонов в контроле являются их обоснованность, выполнимость и адекватность отражения реальных процессов. Относительно просто установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем кредитования, количество счетов расчетно-кассового обслуживания и др. которые поддаются количественному измерению, но не все, что нужно контролировать, можно выразить в количественных показателях. Это усложняет процесс контроля и приводит к необходимости осуществлять контроль, ориентируясь на косвенные показатели, являющиеся следствием выполнения определенных действий которые следует определить как индикаторы.

Индикатором является доступная наблюдению и измерению характеристика изучаемого объекта, позволяющая судить о других его характеристиках, недоступных непосредственному исследованию. Использование индикаторов особенно важно при контроле рисков, так как влиять на риски или устранять их невозможно в силу внешнего происхождения, их можно учитывать и измерять влияние на функционирующий объект. Индикатором может быть прибор или устройство, сигнализирующие о сбое в электронных системах, информационная система, отображающая изменения какого-либо параметра контролируемого процесса или состояния объекта в форме, наиболее удобной для непосредственного восприятия человеком визуально, акустически, тактильно или другим, легко интерпретируемым, способом.