Светлана Уткина - Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности

√ письмо Федеральной службы государственной статистики от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205 «О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации № ОС-1 и ОС-4А, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7»;

√ письмо МНС РФ от 5 июня 2000 г. № ВП-6-19/427 «О внесении изменений в постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации“«;

√ письмо МНС РФ от 27 августа 1999 г. № ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации».

Анализ судебной практики показывает, что суды при принятии решений соотносят применяемые организацией формы документов с установленными в централизованном порядке. При составлении первичных документов с нарушением предусмотренных правил составления, сделки признаются недействительными (постановление ФАС Уральского округа от 11 октября 2004 года №Ф09-3325/04-ГК).

Факт отсутствия каких либо реквизитов, предусмотренных п. 9 Закона о бухгалтерском учете, а также если форма не предусмотрена альбом унифицированных форм первичной учетной документации, является основанием для отказа в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму произведенных расходов(письмо Минфина России от 02 октября 2003 года №04-02-03/124).

При обнаружении ошибок в первичных документах необходимо внести исправления. Порядок исправлений зависит от того, когда обнаружена ошибка в текущем периоде или когда бухгалтерская отчетность уже сдана.

Что касается текущего периода, то хочется сразу предостеречь, в кассовых документах (расходные, приходные кассовые ордера) и в банковских документах (платежные поручения, платежные требования) никакие исправления не допускаются. Поэтому, если ошибка была допущена, то документы придется составлять заново. В остальных первичных учетных документах исправления допускаются, но лишь с согласия с лицами, составившими и подписавшими документы. При этом неправильная запись зачеркивается, а сверху над зачеркнутой записью пишется правильной значение. Зачеркивать необходимо одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутую запись, Затем зачеркнутая и исправительная запись оговаривается записью «Исправленному верить», ставиться дата внесения исправления и заверяется подписями лиц, внесших исправление.

Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то принятие документа к учету осуществляется в случае, если исправления внесены в вышеизложенном порядке. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, т.е. подтвердить свое согласие с исправлением.

Если бухгалтерская отчетность уже сдана, тогда внесение исправление осуществляется путем составления бухгалтерских справок с подробным объяснением вносимых исправлений за подписью главного бухгалтера и бухгалтера. В данном случае бухгалтерская справка будет играть роль первичного учетного документа. В бухгалтерском учете на основании бухгалтерской справки необходимо внести исправительные записи в текущем периоде (например, методом «красное „сторно“).

При выявлении отсутствия каких-либо документов по возможности их следует восстановить (обратитесь в обслуживающий вас банк, к контрагентам).

Если восстановить документ по каким-либо причинам не удается, то следует иметь ввиду, что в общем случае отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов.

Ответственность не наступает только в отсутствие вины организации, т.е., если утрата первичных бухгалтерских документов произошла не по зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (технические аварии, пожары и т.п.) (ст. 111 НК РФ и Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 декабря 2003 года №А33-11262/03-СЗ-4280/03-С1). Такие обстоятельства должны быть надлежащим образом подтверждены специально созданной комиссией с участием представителей уполномоченных органов (МЧС, коммунальные службы, отделения внутренних дел).

Имейте ввиду, что отсутствие у организации отдельных первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, позволяет исключить спорные суммы из состава расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и из состава налоговых вычетов при исчислении НДС.