Джефф Сандерс - Доброе утро каждый день - Как рано вставать и все успевать

4. Если вы не успели, выделите себе блок времени, чтобы разобраться с необработанными письмами.

Если у вас так много сообщений, что вы не справляетесь сами, подумайте о возможности изменить рабочий график, чтобы вам хватало времени, или даже нанять ассистента, который будет фильтровать и обрабатывать почту за вас.

Быстрый и эффективный обмен сообщениями крайне важен для повышения продуктивности. Взяв на вооружение «Ноль во входящих», вы увидите, что задачи и проекты будут осуществляться гораздо быстрее, не говоря уже об уважении тех, кто с вами взаимодействует.

«Ноль проектов».Я просто ненавижу, когда приходится ложиться спать с незавершенным делом на уме. Чтобы этого не случилось, я стал планировать на день только приоритетные задачи, которые точно способен выполнить до вечера.

Концепция «Ноль проектов» подразумевает, что вы обещаете себе полностью завершить задачу или проект, прежде чем двигаться дальше. Как я уже говорил, лучше браться за дела поочередно и избегать многозадачности. «Ноль проектов» поможет сосредоточиться на одном аспекте и не пытаться жонглировать несколькими одновременно.

У всех нас есть тенденция отвлекаться или испытывать энтузиазм по поводу новой задачи. И часто оказывается, что мы многое начинаем, но ничего не заканчиваем. Примите решение полностью завершать задачу, прежде чем переходить к будущим целям. Используйте приложение для управления проектами или для создания заметок, чтобы записывать идеи на будущее.

В конце каждого дня остановите работу над проектом на конкретной точке и запланируйте следующую задачу на следующий подходящий промежуток времени.

«Ноль на письменном столе».Воспринимайте рабочий стол как папку для входящих сообщений. В конце дня он должен быть абсолютно чистым. Разница между методами «Ноль во входящих» и «Ноль на письменном столе» в том, что на столе всегда есть несколько вещей, которые должны там находиться постоянно (например, компьютер, клавиатура, мышь, лампа и т. д.).

На моем столе в домашнем кабинете есть несколько предметов, и они остаются там, независимо от того, над какими проектами я работаю в этот момент. Однако в конце каждого задания и особенно в конце дня я расчищаю место, где к тому времени оказываются разные материалы для работы над проектами.

Благодаря этой практике мой стол остается чистым и организованным на 99 процентов времени. Оставшийся процент времени приходится на редкие моменты, когда там лежит много материалов, но я быстро и эффективно разбираю их, прежде чем перейти к следующей задаче.

Это все равно что убирать кровать. Вы создаете привлекательную картину, которая создает ощущение чистоты и организованности. Ваша цель – добиться, чтобы эта картина присутствовала 99 процентов времени или хотя бы раз в день.

«Нулевая база».Этот метод очень похож на «Ноль на письменном столе». Вы убираете все ненужные вещи дома и в офисе в конце каждого дня. Осознаете вы это или нет, но у каждой вещи есть идеальное место, куда ее надо положить, – своего рода «база». «Нулевая база» способствует тому, чтобы вы нашли это конкретное место для каждой вещи, которой владеете или которую используете.

В офисе у вас могут быть файлы, папки, канцтовары, мебель или другие материалы, которые в идеале должны находиться в шкафу, выдвижном ящике или другой системе хранения. Дома у вас могут быть кухонные приборы, детские игрушки, одежда и прочие бытовые предметы, которые должны храниться в весьма конкретном месте.

В идеальный день вы отправляетесь в кровать, зная, что каждая ваша вещь находится в точности там, где ее место. Если это происходит, в вашем доме создается невероятно чистая и хорошо организованная обстановка, в которой можно начинать новые проекты прямо с утра. Возможно, это звучит как несбыточная мечта, но на самом деле этого можно добиться. И это отличный способ проживать повседневную жизнь.

Чтобы обобщить все описанное, представьте себе такую картину.

Вы начинаете день (рано и бодро) с приложения для управления проектами (Nozbe), в котором запланированы сегодняшние тренировка и медитация (здоровые привычки), а также приоритетные задачи (часть идеального утреннего распорядка). Вы начинаете первый целевой блок времени (работая над одной из главных квартальных целей), обращаясь к важным документам, которые находятся в электронной системе для хранения (Google Drive).