Елена Вос - Этикет на «удаленке». Как правильно общаться с коллегами, партнерами и начальством онлайн

Участие в выездной конференции – это уникальная возможность профессионального роста и нетворкинга. А теперь вы видите своих коллег лишь на экране, к тому же, согласно регламенту, у вас отключен микрофон.

Страничка в соцсетях становится местом не только вашего личного общения, но и вашей самопрезентации. На вашу личную страничку обязательно заглянет и будущий работодатель, и рекрутер, и потенциальный клиент, и бизнес-партнер, и коллеги. Рекомендуется разделять личные и деловые аккаунты в соцсетях, однако если ваш личный аккаунт имеет статус «в открытом доступе», он также является источником информации.

Задание:

Ответьте на вопрос: работаете ли вы на «удаленке»? Или общаетесь с друзьями, знакомыми, коллегами? Какие видеоконференции посещаете? Как вы оцениваете подобный опыт?

Если вы фрилансер или специалист, предлагающий услуги на удаленной основе, то в большинстве случаев вы сами отвечаете за техническое обеспечение, приобретаете необходимое вам оборудование, гаджеты, программное обеспечение. Не имея гаджетов или программного обеспечения, вы не можете выполнить свои обязательства, например, принять участие в видеоконференции или получить заказ. Если вы сотрудник, обсудите гаджеты и их финансирование с работодателем.

Официальные правила и взаимодействие руководителя с подчиненными по обеспечению техническими средствами связи сегодня создаются и осваиваются на практике. Вполне возможно, что в скором времени в стандартный договор по найму на работу будет включен раздел по обеспечению сотрудников гаджетами. Во многих компаниях предоставление телефона или компьютера уже сегодня заменяет использование корпоративного транспорта и другие бонусы.

Во избежание недоразумений важно, чтобы в письменном или устном соглашении сторон были учтены особенности использования гаджетов.

Важный договорной аспект – использование гаджетов для личных целей. Как известно, техническое оборудование является собственностью компании. Многие фирмы ведут слежение за переходами по ссылкам и использованием сотрудниками программного обеспечения. Предоставляя оборудование, компания-работодатель вправе наложить подобные ограничения на сотрудников, работающих из дома. В этом случае сотрудник не может использовать гаджеты для личных звонков или переписки.

Видеонаблюдение в целях контроля за сотрудником, работающим из дома, – тема для обсуждения. Заключая подобные договора, обеим сторонам следует уделить особое внимание закону о защите персональных данных. Это важные правила деловой этики и гражданского кодекса.

Как выполнить задание и работу, если у вас неожиданно сломался телефон или завис компьютер? Решением на практике могут стать запасные или заменяющие гаджеты, облачные или дисковые хранилища данных. Создание копий и дубликатов – это не только техническое решение, но и ваша профессиональная репутация.

Техническая неподготовленность не является поводом для опоздания с выполнением задачи. Форс-мажор является уважительной причиной. Не откладывайте объяснение. Чем быстрее вы сообщите о своих обстоятельствах, тем быстрее появится возможность найти решение. Необходимо извиниться и назначить новые сроки исполнения.

Является ли отсутствие интернета уважительной причиной? Если подобная ситуация случилась впервые, достаточно извиниться и объяснить обстоятельства. Хорошо, если для быстрого решения задачи вы можете использовать интернет-соединение в ближайшем кафе или у родственников. Желание решить проблему также создает ваш положительный имидж. Если связь прерывается часто, предупредите об этом заранее, чтобы коллеги или клиент смогли рассчитать сроки исполнения.

Отсутствие зарядки для телефона или другого гаджета, а значит, и отсутствие связи – частая причина извинений между знакомыми и близкими людьми. Этика делового общения предполагает, что вы вовремя позаботитесь о подзарядке или используете портативную. Зарядка понадобится вам во время видеоконференции или онлайн-выступления. Чтобы не прервать связь, а значит, и не потерять репутацию или клиентов, используйте портативные подзаряжающие батарейки или зарядку в автомобиле, это подчеркнет ваше отношение к делу.

В случае когда вы общаетесь только удаленно, удобно иметь несколько видов связи, чтобы быстро сообщить о проблеме и обсудить решение. Например, номер телефона, адрес электронной почты, связь в соцсетях, скайп, мессенджеры. Удобно разместить возможные способы связи в автоматической подписи электронного письма.