Анна Тереза Коваль - 22 способа все успевать

– Степень творчества в задаче. Наверняка у вас было такое – вы что-то формулируете, накидываете варианты, еле успеваете записывать приходящие мысли и тут… Вас отвлекли. Вы, возможно, просто кратко кому-то что-то ответили, вернулись к своему делу… Но уже не помните, что хотели написать. И идей больше нет, и чтобы вернуть их, требуется очень много времени. Творчество – очень чувствительная вещь, оно часто не прощает остановок.

Итак, если задачи легкие, то многозадачность допустима. Если же работа требует творчества или удержания большого количества информации в голове, то многозадачность – зло, которое незаметно, но сильно увеличивает время выполнения дел. И в этом ее первый риск.

Второй риск– это качество выполнения задач. Вернитесь к своим спискам и проверьте их точность. Есть ли ошибки? Где их больше? Обычно многозадачность рождает ошибки, причем простые, которые вы с легкостью замечаете при проверке. Как гласит один из законов Мерфи: «Никогда нет времени выполнить задачу идеально, но всегда найдется время ее переделать». Насколько меньше времени занимала бы ваша работа, если бы вам удавалось выполнять большую часть работы без ошибок с первого раза? Если ваш ответ – намного, задумайтесь, не связаны ли ваши ошибки как раз с многозадачностью?

Я проводила это упражнение со списками с десятками людей. И у меня, и у них первый этап занимал больше времени. Конечно, вы можете заподозрить, что все дело в том, что ко второму этапу вы уже вспомнили алфавиты, поэтому при повторном выполнении вы справились быстрее. Это возможно. Для проверки этой гипотезы вы можете через некоторое время повторить это упражнение, поменяв местами этапы. Возможно, разница по времени немного уменьшится, но незначительно.

За все время проведения этого упражнения я встречала только двух людей, у которых результат был неожиданным. Один мужчина сделал оба этапа с равной скоростью, а второй утверждал, что с многозадачностью было быстрее. Что ж, возможно, миф про Цезаря – не совсем и миф, и есть люди, у которых эффективность растет при переключении с одной задачи на другую. НО важно не то, как другие реагируют на многозадачность, вам важно именно то, как она влияет на вас. И теперь вы это знаете. Что же с этим знанием делать?

Многозадачность вредит только тогда, когда вы незапланированно отвлекаетесь от одного дела, бросив его на середине. То есть, если вы сначала сварили суп, потом помыли окна, а потом стали писать отчет, то все нормально – это не многозадачность, а последовательное выполнение дел. А вот если вы поставили сковородку с зажаркой, потом залезли на подоконник и увлеклись отскабливанием засохшей грязи, и только через полчаса вспомнили про сковородку – вот это уже многозадачность. Так как вы, не закончив одно дело (хотя бы временно), стали делать другое.

Конечно, это не означает, что если у вас суп варится два часа, вы не можете в это время делать что-то другое. Но! Тут важно запланировать выполнение дела длительностью менее двух часов и поставить таймер. Тогда мозгу не нужно будет все время держать в голове суп как параллельное дело. Это будет уже контролируемая вами многозадачность. Но согласитесь, даже в таком варианте вероятность того, что вы забудете про суп, то есть вероятность ошибки, высока.

Итак, надеюсь, вы согласны, что минимизация многозадачности приведет и к увеличению скорости выполнения дел, и к улучшению качества их выполнения.

Тогда перейдем к практике.

Упражнение на минимизацию многозадачности:

1. Вспомните три ваших дела на грядущей неделе, отвлечения при которых наиболее критичны для вас. То есть это дела, которые либо требуют хранения в голове большого объема информации, либо творческие. Будет наиболее эффективно, если одно из этих дел будет запланировано на завтра, чтобы вы сразу смогли оценить эффект от отсутствия многозадачности.

2. Спланируйте выполнение этих дел так, чтобы вас в это время никто и ничто не отвлекало. Здесь мы говорим и о людях (дети, коллеги, муж), и о почте/мессенджерах/звонках.

Для этого вы можете найти наиболее спокойное время среди рабочего дня (часто это бывает либо утро, либо час сразу после обеда), или дать себе слово не отвлекаться на внешние раздражители и не проверять почту (здесь вам может помочь правило помидора из главы 15). Вы также можете договориться с другими людьми, что будете давать им какой-то знак, что вас нельзя отвлекать (о вариантах создания таких правил общения читайте в главе 9).