Ольга Лукинова - Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете

Если я задаю своим студентам домашнее задание – подготовить презентацию, – это означает, что я получу 30 файлов, которые называются «Презентация . ppt ». Очень логично – назвать презентацию презентацией. Но всегда нужно думать о том, удобно ли вашему собеседнику будет работать с этими файлами и понимать, что этот файл пришел именно от вас.

Называйте файлы так, чтобы получатель без труда нашел их на своем компьютере. Файл, названный «Презентация . ppt » или «Договор . doc », будет абсолютно не опознаваем на компьютере среди множества других презентаций и договоров.

ВАМ ОЧЕНЬ ПОМОЖЕТ СВОЙ СОБСТВЕННЫЙ АЛГОРИТМ НАЗВАНИЯ ФАЙЛОВ. ПРИ ПОМОЩИ ЕГО НАЗВАНИЕ ФАЙЛА СООБЩИТ ВАМ ГОРАЗДО БОЛЬШЕ. НАПРИМЕР, МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ НЕСКОЛЬКО ЭЛЕМЕНТОВ.

1. НАЗВАНИЕ ТИПА ДОКУМЕНТА (ДОГОВОР, ОТЧЕТ, КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ).

2. ДЛЯ КОГО/ЧЕГО («РОМАШКА», ИТОГОВОЕ СОБРАНИЕ, КОНФЕРЕНЦИЯ).

3. ОТ КОГО (ВАША ФАМИЛИЯ, НАЗВАНИЕ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ).

4. ДАТА СОЗДАНИЯ ИЛИ ОБНОВЛЕНИЯ (МАРТ 2018, 2019, 01.05.18).

5. РАБОЧИЙ ТЕГ, КОТОРЫЙ ОТРАЖАЕТ СТАТУС ДОКУМЕНТА, НАПРИМЕР, FINAL – ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ, EDIT – НУЖДАЕТСЯ В КОРРЕКТИРОВКЕ, EDIT_ОЛЬГА – ОТРЕДАКТИРОВАН ОЛЬГОЙ И Т.Д.).

ТОГДА ВАШ ДОГОВОР С «РОМАШКОЙ» БУДЕТ НАЗЫВАТЬСЯ «ДОГОВОР_”РОМАШКА”_”АГЕНТСТВО_ХИТРЕЦОВ”_МАРТ 2019_FINAL».

НЕДОДЕЛАННАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ НА КОНФЕРЕНЦИИ – «ПРЕЗЕНТАЦИЯ_КОНФЕРЕНЦИЯ ЛИДЕРОВ_ИВАНОВА_01.08.2019_EDIT».

АЛГОРИТМ МОЖЕТ БЫТЬ СОВЕРШЕННО ДРУГОЙ. НО ЗАТО ВЫ ВСЕГДА БУДЕТЕ ЗНАТЬ, ЧТО В КАКОМ ФАЙЛЕ НАХОДИТСЯ.

Если вы отправляете в ООО «Ромашка» договор, который вы планируете с ними заключить, то на первый взгляд логичное название файла будет «Договор_”Ромашка”». Но это неверно, потому что это для вас «Ромашка» – одна-единственная. А сама «Ромашка» все договоры заключает таким образом, что одна из сторон непременно будет «Ромашкой». Поэтому для удобства ваших партнеров называйте файл «Договор на_поставку стульев_”Ромашка”_”Агентство Хитрецов”».

Не пишите рабочих писем в нерабочее время. Особенно по ночам. Сейчас практически каждый владелец смартфона имеет приложение с почтой, которое оповещает о новых письмах. Если вы присылаете письмо ночью, то, скорее всего, оно разбудит вашего адресата. Практически во всех почтовых сервисах есть функция отложенной отправки письма. Установите время, когда письмо будет отправлено, и не тревожьте коллег в нерабочее время.

Часто мы получаем ночные письма, если установлен какой-то дедлайн. Если сказано, что заявки принимаются до 5 марта, то это не означает, что письмо надо присылать 4 марта в 23:58. Чтобы не срывать дедлайнов и не доставлять никому лишних неудобств, присылайте запрашиваемую информацию заранее.

«Прислать информацию до 21 августа» – такое послание разными людьми воспринимается по-разному. Я специально проводила опрос, в нем приняли участие почти полторы тысячи человек. 59 % посчитали, что информацию можно прислать до 23:59 21 августа; 41 % считает, что эта фраза означает, что дедлайн – 23:59 20 августа. То есть при такой формулировке почти половина людей неправильно вас поймет.

Если вам нужно обозначить дедлайн, то используйте максимально конкретное и ясное обозначение времени. Например:

• пришлите информацию до конца рабочего дня 21 августа;

• пришлите информацию до 21 августа включительно;

• 21 августа – последний день приема заявок.

В корпоративных стандартах, которые мне встречались, обычно указывается, что срок ответа на письмо – сутки. Постепенно это становится общепринятым стандартом деловой переписки. Этот срок действительно можно считать оптимальным.

Я проводила опрос, чтобы понять, сколько времени люди готовы ждать ответа на свое несрочное письмо. Мнения очень сильно разошлись: большинство готово ждать ответа 2–3 дня. Но были и такие, кто посчитал, что отвечать на почту нужно в течение 3 часов. До сих пор нет единой нормы, как быстро нужно писать ответ. Поэтому самое простое решение – сами укажите в письме, когда вам необходим ответ («Пришли, пожалуйста, информацию до четверга, чтобы мы успели принять решение», «Информация очень нужна до конца рабочего дня»). Тогда ваш собеседник будет точно понимать сроки, а у вас будет основание напомнить человеку о просьбе после наступления дедлайна. Иначе будьте готовы услышать: «А я думал, это не к спеху».