Иван Феоктистов - Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство

Собственную форму путевого листа следует утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.

Добавим, что в письмах Минфина от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 чиновники указали, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например, расхода ГСМ. И если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в месяц или квартал.

Теперь несколько слов о том, как заполнять путевой лист. В листе нужно указывать информацию о маршруте следования и все пункты движения служебной машины (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Иначе как подтвердить, что автомашина была использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. То есть формулировки в путевом листе типа «поездки по городу» или «по заданию организации» недопустимы. Документы, которые содержат подобные записи, не подтвердят расходы организации. Добавим, что по-прежнему необходимо указывать показания спидометра и расход топлива. Без этих данных учесть затраты на ГСМ для целей налогообложения вряд ли удастся.

Каждое основное средство должно проходить технический осмотр в ГИБДД. Без уплаты государственной пошлины не производится техосмотр машины. А без техосмотра эксплуатация машины запрещена. На этом настаивает пункт 11 Правил дорожного движения РФ (утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090). Иными словами, чтобы иметь возможность эксплуатировать автомобиль, без таких расходов никак не обойтись.

Расходы на техосмотр следует учитывать в составе расходов на содержание служебного транспорта. Отражать их при расчете налога на прибыль позволяет подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Документальным подтверждением расходов могут быть чеки ККТ, платежные поручения, счета-фактуры и другие документы, отражающие факт оплаты техосмотра.

Если каждая из покрышек даже в комплекте с колесным диском стоит не более 10 000 руб., то расходы на их покупку можно признать на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А если стоимость шины превысит указанный предел? Нужно ли включать в этом случае такую дорогостоящую резину в состав основных средств, ведь шины эксплуатируются несколько сезонов? Нет, этого делать не нужно. Ведь сама по себе шина является лишь деталью автомобиля и не может использоваться как отдельное средство производства. А значит, не подпадает под определение основных средств, которое приведено в пункте 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Поэтому независимо от стоимости и срока службы зимние шины в состав основных средств в налоговом учете не включаются. Таким образом, стоимость зимних шин относится на прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход.

В состав расходов на содержание служебного транспорта включаются и затраты на его мойку (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Против этого не возражает и Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530.

Теперь несколько слов о том, какими документами подтвердить подобные расходы. Порядок подтверждения расходов в налоговом учете определяет пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что при налогообложении можно учесть даже те расходы, которые лишь косвенно подтверждаются документами.

Если оплата была произведена по безналичному расчету, то по итогам отчетного периода фирма и организация, осуществляющая мойку транспорта, подписывают акт об оказании услуг. Однако, как правило, водители обычно рассчитываются на мойках наличными. В этом случае подтверждать расходы будут кассовый или товарный чек. При этом в нем обязательно должно быть написано, за что деньги приняты – за услуги по мойке автомобиля. Кроме того, лучше будет, если в товарном чеке будет указана марка автомобиля и ее государственный номер. На этом настаивают, скажем, столичные налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20–12/29007.

Обратите внимание: учесть для налога на прибыль можно расходы на мойку не каждого автомобиля. Речь идет не только о том, что транспорт должен быть служебным. Организация еще не должна исполнять чужие обязанности по содержанию автомобиля. Объясним, что имеется в виду. Если автомобиль является собственностью организации, то она обязана содержать свое имущество. Об этом сказано в статье 210 Гражданского кодекса. Когда машина используется по договору аренды, то все зависит от предмета договора. Например, при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации) все расходы по содержанию машины ложатся на арендодателя (ст. 634 Гражданского кодекса РФ). А вот в случае аренды автомобиля без экипажа – на арендатора (ст. 644 Гражданского кодекса РФ).