Е. Добронравова - Настольная книга администратора АХО

В компаниях со штатом, превышающим 300 человек, административно-хозяйственный отдел обычно уже имеет форму развитой разветвленной структуры. Помимо обязательной группы офис-менеджеров, которая отвечает за нормальное функционирование каждого рабочего помещения, принадлежащего компании, в АХО входит собственная бригада специалистов (электрик, сантехник, специалист по теплосетям, грузчики и т. д.), выполняющая ряд необходимых хозяйственных работ: срочные и плановые ремонты технической аппаратуры и коммуникаций, проведение профилактических работ и т. д. Эта бригада также может использоваться для иных, более мелких хозяйственных работ на каких-либо объектах компании (ремонт и сборка мебели, установка ламп в осветительных приборах, утепление окон и т. д.). Нередко администратор административно-хозяйственного отдела в компаниях такого размера находится в должности заместителя генерального директора; в его обязанности входит координация работы АХО и контроль над ее выполнением, а также учет хозяйственно-финансовых операций и ведение документооборота и архивов.

Наконец, в компаниях, штат сотрудников которых составляет более 600–700 человек, административно-хозяйственный отдел имеет собственный штат порядка 30 сотрудников. Здесь АХО выполняет ряд всевозможных работ, обеспечивающих бесперебойное функционирование компании: снабжение офисов всем необходимым для нормальной работы сотрудников, обслуживание технической аппаратуры и различных коммуникаций, эксплуатацию различных объектов компании, ремонт аппаратуры и помещений; административно-хозяйственный отдел также периодически проводит инвентаризацию собственности компании и учет всех проводящихся хозяйственно-финансовых операций. Разумеется, администратор АХО в компаниях такого размера уже не должен самостоятельно выполнять множество мелких хозяйственных работ; в его обязанности входит налаживание и поддержание связей как с государственными и муниципальными контролирующими органами, так и с сотрудниками административно-хозяйственного и прочих отделов компании.

Если систематизировать административно-хозяйственные функции (т. е. все те, за выполнение которых отвечает администратор АХО), то все их можно разбить на шесть групп:

1) обеспечение нормальной деятельности (т. е. все те функции, невыполнение которых создает существенные помехи работоспособности сотрудников компании):

а) своевременное снабжение канцелярскими принадлежностями;

б) снабжение расходными материалами;

в) снабжение офисным инвентарем;

г) снабжение хозяйственными товарами;

д) поддержание в рабочем состоянии офисного технического оборудования, мебели, коммуникаций (плановый и срочный ремонты, проведение профилактических работ);

е) обеспечение связи сотрудников (подключение к городским телефонным линиям и их эксплуатация, подключение мобильных телефонов, выделенных линий сети Internet и т. д.);

ж) осуществление крупных разовых закупок офисного оборудования, технической аппаратуры, мебели и т. д.

2) работа с документами (т. е. процессы хранения и систематизирования информации):

а) составление смет расходов на хозяйственные нужды;

б) ведение баз данных (например, по товару на складах), библиотек;

в) ведение архивов (т. е. хранение старых баз данных, библиотек, смет и прочих документов);

г) разработка и поддержка файлинг-системы;

3) эксплуатация территорий, помещений, построек (обслуживание объектов компании с целью создания благоприятной для работы обстановки):

а) обустройство прилегающих территорий (уборка территорий, озеленение, приведение в порядок зеленых посадок и т. д.);

б) уборка помещений;

в) эксплуатация построек (сантехника, тепловые сети, обеспечение электричеством, газом и водой, поддержка систем коммуникаций и т. д.);

г) оформление помещений (желательно по всем эргономическим нормам и требованиям);

д) ремонт помещений (как косметический, так и капитальный, вплоть до перестройки отдельных помещений);

4) организационные работы :

а) организация различных мероприятий (презентации, праздники, корпоративные вечеринки, собрания и т. д.);

б) организация приемлемых рабочих мест (с точки зрения эргономики: удобный стол, хорошее освещение, подходящие для рабочей обстановки цвета и т. д.);

в) организация работы столовых и питания сотрудников;

г) курьерское и транспортное обслуживание (в некоторых компаниях какой-либо из этих служб может вообще не быть, либо размеры служб могут быть так велики, что они сами становятся самостоятельными отделами и выходят из компетенции АХО);