Галина Корнийчук - Наличные денежные расчеты - с учетом последних изменений в законодательстве

В нарушение этого требования в обособленных подразделениях открываются самостоятельные кассы и ведутся дополнительные кассовые книги. В результате таких действий предприятие может быть оштрафовано по ст. 15.1 КоАП РФ.

Для того чтобы этого избежать, можно открывать в обособленных подразделениях операционные кассы. Наличные деньги из кассы головной организации выдаются под отчет кассирам подразделений с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускается ведение кассовой книги с помощью средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться полная сохранность кассовых документов и выполняться требования, предъявляемые к оформлению листов кассовой книги.

За каждый рабочий день в этом случае формируются две одинаковые по содержанию и имеющие один и тот же номер машинограммы: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Вкладные листы кассовой книги целесообразно сгруппировать за каждый месяц отдельно и таким образом их хранить. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия (п. 26 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Книга учета ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.

Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданных кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет:

– на хозяйственно-операционные расходы;

– на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий и уполномоченных предприятий и организаций;

– на расходы структурных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности предприятия.

Размер денежных средств и сроки, на которые они выдаются под отчет, определяются руководителем предприятия. С этой целью на предприятии издается организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т. п.).

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы: на хозяйственные нужды; на оплату товаров (работ, услуг); на служебные командировки и пр.

Перед направлением работника в командировку бухгалтерией предприятия рассчитываются его предполагаемые расходы и в пределах рассчитанных сумм работнику из кассы выдается аванс.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться о потраченных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Для этого он составляет и представляет в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы. Это могут быть билеты до места назначения и обратно, квитанции за пользование постельными принадлежностями, счета гостиницы, командировочное удостоверение с отметками о датах выбытия в командировку, о датах прибытия и выбытия в организации, куда он был направлен, а также о дате возвращения. Кроме того, к авансовому отчету нужно приложить служебное задание для направления в командировку с кратким отчетом о его выполнении.