Владислав Волгин - Логистика хранения товаров - Практическое пособие

Установить состав инвентаризационной комиссии – для обеспечения эффективности перманентная инвентаризация должна производиться опытными работниками, хорошо знающими товар. Установить сроки и часы проведения перманентной инвентаризации. Определить, пересчитывать ли товар в каждом отдельном участке или запасы одного товара во всех складских участках за раз. Определить, сообщать ли проводящим перманентную инвентаризацию работникам, какое количество товара они должны обнаружить в участке. Если предположить, что работники будут добросовестно выполнять работу, то предварительное ознакомление их с компьютерными данными ускорит процесс поиска несоответствий.

Определить, какой уровень точности данных считается приемлемым для разных товаров:

– выше 99 % точности для дорогостоящих или очень важных товаров;

– выше 95 % точности для оптовой продукции (т. е. товаров, продающихся на вес);

– выше 97 % точности для всей продукции в целом.

Определить, каким показателем задается уровень точности:

– процентная доля от объема запаса, показываемого компьютером;

– фактическая денежная разница между стоимостью наличного запаса и стоимостью запаса, показываемого компьютером.

Установить, проводить ли дополнительную проверку товарных позиций, расхождение данных по которым было выше допустимого семь дней назад. Определить, проводить ли чаще проверку тех товарных позиций, по которым были выявлены многочисленные расхождения; если расхождение данных о каком-либо товаре превышало допустимое в последние две или три перманентные инвентаризации, следует переместить этот товар в список тех, что проверяются чаще. Установить, будут ли “заморожены” наличные объемы запасов в период непосредственного пересчета. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты перманентной инвентаризации. Установить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Определить, как результаты проверки точности будут представлены всем работникам. Определить сотрудников, которые будут анализировать расхождения.

Определить правила объяснения расхождений:

– превышающее допустимое отклонение в объеме – отрицательное или положительное: эти расхождения обычно являются следствием недостаточной квалификации персонала, необходимости реорганизации склада или пересмотра имеющихся правил и процедур;

– отрицательное денежное расхождение, превышающее допустимое: такое расхождение часто бывает следствием воровства.

Определить порядок использования результатов перманентной инвентаризации для выявления потребности в дополнительном обучении персонала и изменении правил и процедур. Определить целесообразность материального поощрения, если перманентная инвентаризация покажет, что заданный уровень точности соблюден.

Требования к полной физической инвентаризации

Определить перечень материалов, необходимых для проведения инвентаризации:

– карточки или таблицы учета;

– крепящиеся к полкам таблички;

– ручки, карандаши, калькуляторы;

– устройства чтения штрих-кодов.

Утвердить приказом состав инвентаризационной комиссии и порядок ее работы:

– какие товарные позиции или группы подлежат инвентаризации;

– будут ли проводящие подсчет сотрудники работать командами или по отдельности.

Установить допустимый уровень точности данных для каждой товарной позиции. Выяснить возможность проведения инвентаризации излишних, мертвых и медленно оборачивающихся запасов до начала основной инвентаризации. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты периодической инвентаризации. Определить, будут ли “заморожены” наличные запасы в период непосредственного пересчета. Если наличные объемы не замораживаются, то физическая инвентаризация, выяснение причин расхождений и обновление данных компьютера должны быть произведены до обработки новых операций. Назначить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Назначить сотрудников, которые будут следить за тем, чтобы все результаты инвентаризации были внесены в компьютер, а все расхождения объяснены. Установить сроки проведения полной физической инвентаризации.

Удешевление контроля

Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль за запасом кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75 % номенклатурного состава ее запасов представляет только 4 % всей стоимости ее запасов.