Irene Cabeza Corredera - Ofertas gastronómicas sencillas y sistemas de aprovisionamiento. HOTR0408

Toda organización es definida por unas características:

Son instituciones sociales, es decir, que están formadas por personas.

Persigue una serie de fines, por tanto, han de establecer unos objetivos que cumplir.

Están formadas por un sistema de actividades especializadas que realizan las personas que la constituyen.

Es un sistema abierto. Para llevar a cabo sus funciones y conseguir sus objetivos, ha de estar en contacto con el entorno que le rodea y por lo tanto va a estar influida por él. Este entorno puede ser de dos tipos:Están afectadas por el entorno general entendido este como el conjunto de condiciones externas que afectan a todas las organizaciones de forma ordinaria, sin que estas puedan hacer nada para evitarlo. Por ejemplo la crisis a nivel nacional.De igual modo están afectadas por su entorno específico entendido este como el conjunto de condiciones externas a la organización pero que en este caso afectan sólo a aquellas que pertenecen a un sector económico concreto.

Existe una jerarquía, es decir, se precisa del principio de autoridad para coordinar cualquier organización. Esta es su principal característica, que le da identidad propia a este tipo de estructura.

Como hemos dicho anteriormente, una organización es una institución social formada por personas que se coordinan basándose en un principio de jerarquía para realizar sus funciones, por lo que existirá una división en el trabajo, funciones, responsabilidades, etc.

De forma general, una organización está formada por cuatro elementos:

Núcleo operativo. Es el conjunto de personas que realizan el trabajo básico de la organización. Reciben órdenes de sus superiores pero ellos no dan órdenes a nadie porque debajo no hay nadie, por lo tanto carecen de autoridad.

Ápice estratégico. Es el conjunto de personas que se encuentran en lo más alto. Dan órdenes pero no las reciben. Son la alta dirección y realizan la supervisión de toda la empresa.

Línea media: Está compuesta por los mandos intermedios. Recibe órdenes del ápice estratégico y las da al núcleo operativo. Sirve de conexión entre los dos elementos anteriores.

Staff: Conjunto de personas cuya principal actividad es dar apoyo a la organización. Planifican, controlan y trabajan para la organización pero desde fuera de la línea jerárquica, por lo tanto ni dan órdenes ni las reciben y su asesoría puede ser o no tomada en cuenta por el ápice estratégico. Ejemplos de órganos staff pueden ser el departamento de recursos humanos o el departamento de asesoría jurídica.

En función de la relación entre ellos, estos cuatro elementos se pueden agrupar en dos órganos diferentes:

Órganos en línea: Compuestos por el núcleo operativo, la línea media y el ápice estratégico.

Órganos staff: Conjunto de personas que forman el staff propiamente dicho.

Sabía que...

En 2009, las mujeres ocupaban el 10,2% de promedio del total de los miembros de los Consejos de Administración de las empresas españolas.

A lo largo de los años, diversos estudios han determinado que el mejor sistema de trabajo de una organización, teniendo en cuenta las características que la conforman, es la división en departamentos.

Estos departamentos surgen por la necesidad que tiene la organización de especializarse. Esta especialización se consigue estableciendo unidades organizativas que ayuden a coordinar mejor el trabajo. De esta forma cada persona estará especializada en una tarea concreta y el resultado será más eficaz.

En una organización se pueden encontrar dos formas de especialización:

Especialización horizontal

Se produce cuando se considera necesario aumentar la calidad y la eficacia en el trabajo y por lo tanto se crean más órganos especializados en su tarea al mismo nivel. Por ejemplo, en el departamento de economato y bodega de un establecimiento de restauración, existen tareas como recepcionar, inspeccionar, controlar, distribuir y almacenar las mercancías, supervisar el almacenamiento, llevar un control de las mercancías en los diferentes almacenes, realizar el aprovisionamiento interno del resto de los departamentos... Si este departamento se divide en subdepartamentos en los que cada uno se especialice en una tarea concreta de economato y bodega (un subdepartamento se encarga de la recepción de géneros, otro del almacenamiento...), mejorará la calidad del servicio y también la eficacia del trabajo, siempre por supuesto que los subdepartamentos estén bien coordinados. Otra opción es crear departamentos independientes pero coordinados entre sí.

La especialización horizontal, establece diferentes formas de departa-mentalización:

Por productos.

Por área geográfica.

Por clientes o por funciones (funcional).

Las empresas de restauración son organizaciones que se basan en la de-partamentalización funcional, que consiste como hemos dicho anteriormente en agrupar actividades y personas en departamentos homogéneos relacionados con una determinada tarea (área funcional).

Este tipo de departamentalización presenta tanto ventajas como inconvenientes.

Especialización vertical

Se produce cuando las empresas necesitan mejorar la supervisión, por lo que se crean nuevos niveles jerárquicos.

Con respecto a la especialización vertical, hay que tener cuidado con el número de subordinados que están bajo las órdenes de un superior. Si es un número muy elevado, la coordinación se hace más difícil y si el número de subordinados es más pequeño aumenta el coste de supervisión y se pueden producir problemas de comunicación.

Importante

La especialización horizontal y vertical se complementan en la funcionalidad de una organización.

Son la representación gráfica de la estructura departamental de una organización. Reflejan de forma clara cada uno de los niveles jerárquicos que la conforman, así como los departamentos y funciones de cada nivel.

Los órganos en línea se representan a través de líneas continuas mientras que los órganos staff se representan a través de líneas discontinuas.

En las empresas de restauración, como en cualquier otro tipo de empresa, pueden existir una gran variedad de organigramas, ya que su composición va a estar en función del tamaño de la empresa, del número de departamentos que exista en ella, de los cargos y por tanto de los niveles de jerarquía.