Gabriel Carmona Romera - Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. ADGN0210

4 Desde Access 2007: ACCDT, para plantillas.

5 Desde Access 2007: ACCDR, para base de datos en modo de solo lectura, donde no se podrán editar los datos.

La compatibilidad de un programa superior a un fichero inferior es posible, pero no al contrario.

Ejemplo

Con Access se podrán abrir archivos de Access realizados con las versiones anteriores. Pero una base de datos realizada con el nuevo formato Access no se podrá abrir con Access 2003 o anterior.

Si deseamos que sea posible que se abra un archivo con versiones anteriores de Access, iremos a la opción Guardar comoy así lo estableceremos.

Para cerrar una base de datos iremos a la ficha Archivoy en ella seleccionamos Cerrar base de datos.Si está todo guardado dejará la ventana para crear una base de datos nueva, si no preguntará si deseamos guardar los cambios y tras esto, mostrará la misma opción.

Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato estructurado, organizados en tablas y campos que permiten su localización y acceso más rápido. Estos archivos, además, se guardan bajo una serie de extensiones.

Como hemos dicho anteriormente lo más importante en una base de datos son los propios datos, por lo que debemos garantizar su seguridad.

Para ello, se suelen hacer copias de seguridad para evitar que se pierdan los datos. En esta versión para hacer una copia de seguridad iremos a la ficha Archivo,opción Guardar base de datos comoy marcamos en Avanzadas → Realizar copia de seguridad de la base de datosy pulsamos Guardar como.

Copia de seguridad

Aparecerá una ventana del Explorador de Windows para elegir la ubicación sobre la que dejar la copia de la base de datos. Como nombre suele poner el mismo que tuviese la base de datos con la fecha del día que se hace.

Ubicación y nombre de la copia de seguridad

Access va produciendo muchos espacios en los ficheros al eliminar registros, tablas y demás. Esto hace que ese espacio que se produce ralentice el acceso a la información y minimice el espacio en disco, por ello es conveniente compactar la información de la base de datos de vez en cuando. Para ello, iremos a la ficha Herramientas de base de datosy haremos clic en el botón Compactar y reparar base de datos.

Para evitar dañar una base de datos puedes seguir una serie de pautas:

Cuando se realiza esta tarea hay que tener en cuenta que el tiempo que emplean estos procesos puede variar dependiendo del tamaño de la base de datosy de la fragmentacióny cantidad de dañosde esta.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Busca información sobre las razones por las cuales es necesario compactar y reparar las bases de datos Access.

TAREA 1

El director de administración quiere saber cómo se manejan las bases de datos.

Describe el procedimiento a seguir para la creación por medio de asistentes o plantillas, y guardado de una base de datos relacional con cualquiera de los programas descritos anteriormente.

Para la creación y edición de datos relacionales se hace necesario conocer en primer lugar aspectos generales de la aplicación con la que vamos a trabajar. Se ha presentado la ventana del programa y cómo crear, guardar y cerrar la base de datos. También hemos visto los principales elementosque componen la base de datos, estos son:

Otras funciones que hemos visto son la posibilidad de hacer copias de seguridadde los datos y herramientas para la recuperación de los datosen caso de que los datos tengan problemas o se corrompan.

1. ¿Cuál de las siguientes no es el nombre de una pestaña de Access?

a. Fuente

b. Crear

c. Inicio

d. Datos externos

2. Escribe los seis objetivos principales que persigue todo software Sistema Gestor de Bases de Datos:

3. La Barra de Título contiene botones de acceso rápido como Guardar, Imprimir o Deshacer.

1 Verdadero

2 Falso

4. La parte derecha de la ventana de Access, donde se editan los documentos, se denomina…

a. … barra de título.

b. … cinta de opciones

c. … área de documentos.

d. … panel de navegación.

5. Indica cuál de las siguientes pautas evita el daño en una base de datos.

a. Compactar los archivos de la base de datos con regularidad.

b. Salir del gestor sin guardar previamente.

c. Trabajar en bases de datos compartidas y con problemas en internet.

d. Realizar impresiones regulares de la base de datos.

6. ¿Cómo se entra a Access?

7. Relaciona los siguientes elementos.

a. Tabla

b. Consulta

c. Formulario

1 Conjunto de datos distribuidos en filas y columnas.

2 Pregunta que se hace a la base de datos.

3 Método de enmascarar los datos para que se vean en una ventana.

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