Екатерина Шестакова: Кадровый учет для «упрощенцев»

Приведем пример такого приказа.

Пример

Рекомендации:

1. Не забудьте ознакомить работника с приказом о приеме на работу в трехдневный срок с момента начала работы.

2. Все данные в приказе, трудовом договоре, трудовой книжке должны совпадать.

3. Для издания приказа работодатель может использовать как типовую форму, разработанную Госкомстатом по форме Т-1, так и разработать собственную форму приказа.

Трудовая книжка является обязательным для работника документом.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую (ст. 65 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания для прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Внесение записей об основной работе является обязательным. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Следовательно, работодатель может по просьбе работника не вносить запись о приеме на работу только в течение 5 дней.

Чтобы правильно заполнить трудовую книжку, нужно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013).

Так, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, об изменении квалификации, об увольнении, а также о награждениях, произведенных работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа.

Если у сотрудника изменились какие-то данные, их нужно также внести в трудовую книжку. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Трудовые книжки хранятся у работодателя.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Приведем пример заполнения трудовой книжки.

Обратите внимание, что печать при приеме на работу ставить не нужно.

Что будет если работодатель не будет вести трудовые книжки? За это предусмотрена ответственность, поскольку работодатель отвечает за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Следовательно, нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. То есть такое нарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.