Владимир Лукашевич - Основы управления персоналом

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство– специальный раздел управления.

Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.

Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т. п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Одной из насущных проблем подсистемы управления персоналом является укрепление ее информационной базы.

Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре персонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным причинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о персонале можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, тарифная сетка). К переменным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах и т. п.

Актуальными проблемами кадрового менеджмента являются автоматизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.

Для обработки информации о персонале и оперативного управления работниками необходимы определенные технические средства. Обычно эти технические средства подразделяют на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.

Оргтехника включает в себя:

• простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерские доски и т. п.);

• офисную мебель (столы, стулья и др.);

• машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т. д.);

• средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности управлении персоналом, применяют различные виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенными микро-ЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления персоналом ЭВМ используются для решения различных задач: хранения постоянных данных о работниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, анализа данных о персонале и т. п. Однако в управлении персоналом ЭВМ все чаще применяются для обработки не числовой, а текстовой информации и понятие «вычислительная техника» перестает соответствовать содержанию задач, решаемых с помощью компьютеров.