Е. Злобина - Трудовая книжка - новые правила ведения и хранения

Генеральный директор, секретарь-референт, уборщица – это не только штатные единицы компании, но и люди со своими особенностями, своей судьбой и биографией.

Сведения о сотруднике, позволяющие определить его как личность, необходимы каждому работодателю для построения трудовых отношений с подчиненным. Однако к порядку сбора такой информации законодательство предъявляет довольно жесткие требования.

Понятие «персональные данные» в главе 14 ТК РФ определяется как «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Здесь же сформулированы и основные требования, предъявляемые законодателем к обработке персональных данных, т. е. к процессу их сбора, хранения, передачи или любого другого использования. Остановимся подробнее на самых первых этапах работы с персональными данными – на их получении и проверке. Ведь именно с этими процедурами работодателю в первую очередь приходится иметь дело при приеме нового сотрудника, и с ними же связано большинство нарушений в сфере использования личной информации.

Оговоримся сразу: вся информация, которую работодатель вправе потребовать от сотрудника либо соискателя, должна иметь непосредственное отношение к самому процессу труда. Собирать данные о личной, частной жизни гражданина (такие как наличие в прошлом судимостей, жилищные условия, вероисповедание, подробные сведения о родственниках и т. п.) работодатели просто не вправе.

Что может заинтересовать руководство при решении вопроса о том, соответствует ли определенный кандидат требованиям, предъявляемым к должности, на которую он претендует? Прежде всего наличие у него необходимых документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Это:

1) паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки).

Этот перечень является закрытым, но в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов. Так, работодатель вправе потребовать у подростка, не достигшего возраста 18 лет, информацию о состоянии его здоровья. Это объясняется тем, что в данном случае закон допускает существование трудовых отношений только при соответствующем состоянии здоровья, подтвержденном в установленном порядке медицинским заключением (ст. 213 ТК РФ).

Отдельным работодателям может понадобиться не совсем обычная информация, например документ о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации для поступающих на службу в органы внутренних дел, федеральной службы безопасности, государственной налоговой службы, по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и др. (ст. 9 Федерального закона от 25 июля 1998 г. № 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации» [4] См.: Алексеев С.С. Право. Азбука. Теория. Философия. Опыт комплексного исследования. М., 1999. С. 45–46. .

Но повторим, что документы, не оговоренные в ст. 65 ТК РФ, работодатель вправе требовать, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Примеров, когда персональные данные играют существенную роль при заключении трудового договора и в процессе труда, можно привести великое множество. Процесс их получения должен быть предельно корректным и осуществляться в строгих правовых рамках. Информация о личности содержится не только в документах, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Будущий работник может сообщить сведения о себе в устной форме, через анкеты, резюме, другие недокументальные источники. Поговорим об их особенностях.

Надо сказать, что ни резюме, ни анкеты не имеют установленной формы (не являются документом в строгом смысле этого слова). Здесь представляют определенный интерес лишь изложенные в них сведения. О чем нужно помнить, добывая информацию с помощью анкетирования? О том, что п. 4 ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. Информацию о частной жизни работника можно получать, только если она непосредственно связана с вопросами трудовых отношений. Кроме того, необходимо наличие письменного согласия сотрудника на сбор таких сведений. Поэтому, если соискатель не желает отвечать на вопрос вашей анкеты, к примеру, о том, страдают ли его родственники алкоголизмом или наркоманией, заставить его сообщить такую информацию вы не можете [5] См.: Доллан Эдвин Дж., Линдсей Дейвид Е. Рынок и микроэкономическая модель. СПб., 1992. С. 19. .