Harvard Business Review (HBR) - Менеджмент. Главные идеи

Правильно распределяйте время между командами.Когда вы формируете рабочую группу, заранее поговорите о конкурентных преимуществах каждого участника. Прогнозируя периоды кризисов в разных проектах, вы сможете менять дедлайны или планировать увеличение расхода человеко-часов в определенные моменты. Выносите эту тему на обсуждение, чтобы люди не чувствовали себя виноватыми в конфликтах, чтобы команда смогла активно и продуктивно решать проблемы в будущем.

Выбор правильной периодичности встреч облегчит распределение времени между командами и управление конкурентными преимуществами. Для начала вам необходимо запланировать несколько общих собраний на решающих этапах каждого проекта. (Исследования показывают, например, что временной экватор любого проекта является жизненно важной точкой контроля, поскольку люди переключаются на более «высокую передачу» и внезапно осознают, насколько они ограничены по времени.) Сделайте посещение собраний обязательным и убедитесь, что каждому члену команды будет выделено время для выступления – хотя бы десять минут. Проведите регистрацию участников заранее и удостоверьтесь, что все будут свободны на время собрания от работы в других проектах. Идеально, если корпоративная культура будет придавать контрольным собраниям высокий приоритет. Если нет, потребуются согласования с другими командными лидерами, прежде чем утвердить график.

Когда вы планируете межгрупповые встречи, привлекайте на них только тех, чье участие действительно необходимо, – так вы минимизируете конфликты между командами. Большую часть времени вам не нужны все. Встречайтесь в подгруппах, когда это возможно. Не забывайте использовать технологии: не нужно назначать корректирующие встречи, рассылайте участникам краткие мейлы или обновляйте информацию на онлайн-панели проекта, чтобы члены группы могли отслеживать прогресс по мере необходимости. Конечно, технологии не заменяют взаимодействия лицом к лицу, но они могут помочь в случае, когда организовать собрание затруднительно. Будьте креативны: молодые сотрудники с большей вероятностью посмотрят 30-секундное видео про обновления, чем станут вчитываться в двухстраничное послание. Короткие спонтанные видеоконференции в Skype или FaceTime будут держать вас в курсе того, какие сроки довлеют над членами вашей группы в других проектах; это визуальное взаимодействие также поможет вам отследить их уровень стресса и мотивации.

Создайте обучающую среду.Обучение делает работу более содержательной, и предполагается, что именно оно является основным преимуществом мультикомандности, но на деле этому часто мешает нехватка времени. Кроме того, имеются и другие препятствия: даже если вы поработали над созданием доверительных отношений и личных связей в команде, многопроектникам будет сложнее даваться обратная связь, чем постоянным членам команды. Люди, чье время распределено между несколькими рабочими группами, не склонны регулярно наблюдать за действиями своих коллег или своевременно вносить критические замечания. Участникам, которые видят только фрагмент проекта, может не хватать контекста, чтобы понять, какой тип обратной связи от них требуется. Они стремятся сосредоточиться на краткосрочных задачах и общаться друг с другом только в случае необходимости.

Рассмотрим это на примере Кэрри, которая была назначена руководителем отдела развития крупной столичной больницы, а члены ее новой команды в количестве 20 человек делили свое рабочее время между десятками проектов еженедельно. Через шесть месяцев Кэрри осознала проблему: «Мы все будто жили в пустыне обратной связи. У меня не было буквально ни одного комментария за полгода в теме о том, как мне улучшить свою работу, несмотря на несколько проваленных за это время проектов». Чтобы изменить общую атмосферу в команде, она начала творчески моделировать систему запросов и ответов. «Делая это изо дня в день, я стала создавать среду, в которой люди делились бы своими проблемами, чтобы получить помощь коллег, как только возникала такая необходимость, – рассказала Кэрри. – Со временем стало возможным вводить уже более формальные процессы контроля над проектами, и это позволило учиться на ошибках друг друга, не опасаясь наказаний или обвинений».

Вы также можете назначать членов команд из других проектов или офисов в качестве руководителей подгрупп проекта для повышения выгод от большего числа контактов; такое назначение повышает вероятность взаимного обучения в коллективе. С этой же целью вы можете объединять высококвалифицированных членов команды с менее опытными, при этом не забудьте напомнить, что выигрывают от обмена опытом и те и другие.