Коллектив авторов - Организация работы совета директоров - Практические рекомендации

1.8. Формы оценки утверждаются советом директоров для каждого периода оценки.

2.1. Процедура оценки деятельности проводится в отношении следующих объектов оценки:

• совета директоров в целом;

• каждого комитета совета директоров.

2.2. Оценку деятельности совета директоров в целом предоставляют члены совета директоров.

2.3. Оценку деятельности каждого комитета совета директоров предоставляют члены данного комитета.

3.1. Процедура оценки деятельности совета директоров проводится с периодичностью один раз в год, причем периодом считается не календарный год, а год фактической деятельности совета директоров.

3.2. Оценка каждого комитета совета директоров проводится одновременно с проведением оценки совета директоров в целом, но при этом принимаются в расчет фактические периоды работы каждого комитета, если они были меньше года.

3.3. На момент проведения процедуры оценка деятельности производится в отношении действующего в данном периоде комитета совета директоров.

4.1. В соответствии с утвержденным планом работы на текущий год совет директоров:

• утверждает формы для проведения процедуры оценки деятельности совета директоров;

• назначает конкретные сроки сбора и обработки данных оценки;

• определяет дату рассмотрения результатов оценки на заседании совета директоров.

4.2. На основании решения совета директоров корпоративный секретарь Общества готовит все необходимые формы для проведения оценки в нужном количестве и направляет каждому субъекту оценки (почтой, курьером, электронной почтой либо вручены лично) соответствующие формы для заполнения, а также письмо, в котором приводится информация о целях и задачах проведения оценки деятельности совета директоров, дается ссылка на настоящий регламент, указывается конкретное решение совета директоров о сроках проведения оценки за конкретный период, в том числе дата предоставления заполненных форм, дается краткая инструкция по заполнению указанных форм, контактные данные лица, которому необходимо предоставлять заполненные формы, а также обращаться с вопросами о порядке и сроках заполнения форм (обычно – корпоративный секретарь).

4.3. Субъекты оценки заполняют формы анонимно и передают их в надлежащие сроки в запечатанном конверте либо иным способом по усмотрению члена совета директоров (факс, электронная почта и т. д.) корпоративному секретарю таким образом, чтобы сохранить свою анонимность. Корпоративный секретарь обязан обеспечить прием запечатанных конвертов с заполненными формами таким образом, чтобы сохранить анонимность мнений субъектов оценки.

4.4. При заполнении форм субъекты оценки должны не только выразить свое мнение по каждому пункту (каждому критерию), отметив соответствующие значения по предлагаемой в форме шкале, но и особо – сформулировать и отразить свои комментарии и рекомендации, а также ответить на дополнительные вопросы, если они приведены в формах.

4.5. Процедура оценки деятельности совета директоров считается проведенной надлежащим образом только тогда, когда субъекты оценки выразят свои истинные мнения и пояснят их. Отказ от заполнения или неполное заполнение предложенных форм, а также стремление сгладить оценки (выразить ожидаемое кем-либо, а не свое собственное, индивидуальное мнение) не позволят достичь целей и задач оценки.

5.1. Обработка данных происходит следующим образом:

• вычисление средних значений;

• внесение средних значений в соответствующие таблицы;

• сведение всех комментариев и рекомендаций по каждому объекту оценки таким образом, чтобы это отражало весь спектр мнений, но без указаний авторов этих комментариев и рекомендаций, и сведение всех ответов по каждому отдельному дополнительному вопросу, если дополнительные вопросы содержались в формах, так, чтобы это также не содержало указаний об авторах этих ответов.

5.2. После завершения обработки данных все формы, полученные от субъектов оценки, уничтожаются для того, чтобы сохранить конфиденциальность мнений.