Сергей Барамба: Крестовый поход ИТ-руководителя

Какие-то из этих фраз произносятся для коллег, какие-то являются мотивирующими для меня словами, помогающими в работе и решении вопросов. Вот этим я и хотел бы поделиться с читателями. Возможно, у вас уже есть подобный, свой собственный набор.

Почему они работают? Они просты, помогают легко найти ответ на сложный вопрос, не тратя времени и не ломая впустую голову. Мои формулы не обязательно будут эффективными для кого-нибудь другого, это только подход. Старайтесь найти свои «волшебные слова», помогающие именно вам.

«Каковы мысли в душе человека, таков и он» [2] Библия, Притчи 23:7. . Как мы думаем, как оцениваем себя и окружающий мир – в такой реальности и живем. Если пытаться в круговороте рутинных событий выискивать пути лучше и качественнее делать свою работу, это обязательно скажется на последующих событиях нашей жизни.

Ниже всего 10 простых формул на каждый день, которые я положил в свою ежедневную работу.

Эта формула помогает быть эффективнее коллег, которые решение абсолютно всех рабочих вопросов сводят к общению через почту или СЭД. Время, которое потребуется для достижения результата, будет гораздо меньше. Эти слова я еще использую и в том случае, если возникает вопрос, решение которого может затянуться, если «придаться» письменным изъяснениям. Тогда я беру трубку или встаю и иду к человеку для личного общения. Мой личный опыт говорит, что это сокращает временной и трудовой путь к достижению цели.

Конечно, окончательным этапом, чтобы остались следы и документы, остаются проверенные механизмы, но количество «транзакций» по согласованию вопросов уменьшается в разы. Стиль изложения в письмах от коллег зачастую оставляет желать лучшего, такое письмо можно трактовать по-разному, и если бездумно приступить к выполнению просьбы, то можно сделать ненужную работу или пойти неправильным путем. Да и задача или вопрос становится понятнее. Проговорить и согласовать пункты проще, чем писать письмо и каждый раз нажимать кнопки клавиатуры, изображая кипучую деятельность. При голосовом общении решение вопросов приобретает личностную окраску и, используя ее, можно склонить чашу весов в свою сторону. Ведь главное – получить результат, который бы устраивал все заинтересованные стороны, занял минимум времени и принес максимум пользы.

При этом формула имеет небольшое дополнение: « Сначала письмо, потом звонок в голову». Если же я являюсь инициатором вопроса или задачи, я сначала отправляю письмо, даю «вменяемое» время ознакомиться с ним, после обязательно звоню или прихожу для личного обсуждения вопроса. И обязательно начинаю с вопроса, все ли понятно в моем запросе. Это помогает осуществлять «санитарный контроль» моих писем, узнать, какую информацию я упустил, где возникли сложности с пониманием. Такой подход, мне кажется, приносит определенный положительный результат.

А еще различные люди по-разному используют способы коммуникации. По аналогии с компьютерным сленгом можно сказать: с разной результативностью у них настроен «интерфейс». Ну, уж так устроены мозги у людей. Поэтому нельзя отказываться от ситуационного подхода в этой формуле. Нередко получается, что пишешь-пишешь письмо коллеге, а в ответ глупые вопросы или просто откровенный бред. А при личном контакте разговор оказывается продуктивным, задача выполняется четко, и результат реально оказывается близким к тому, что ожидался. Бывает, что и наоборот. По телефону пытаешься передать общий смысл, чтобы сотрудник подробности додумал сам. Но по контексту и паузам между словами догадываешься, что весь мой разговор нерезультативен, тогда на помощь приходит Outlook. Формируется письмо, в нем разжевывается суть задачи, и только после письма «колесики» начинают крутиться в нужную сторону. Поэтому, когда никаким образом достичь понимания в момент не получается, попробуйте следовать формуле «Скорее всего, сегодня у меня не получилось подобрать правильные и понятные слова, чтобы донести мою мысль и чтобы меня поняли. Есть предложение – я возьму паузу, все взвешу и постараюсь найти необходимые доводы и фразы, чтобы все было понятно». Сделать шаг назад совсем не зазорно, это только покажет вашу заинтересованность во мнении оппонента и подчеркнет его важность.

Руководителям же рекомендую два самых главных «интерфейса»: почтовый и слуховой – постоянно развивать и поддерживать.