Геннадий Захаренко - Выставка. Техника и технология успеха

Для оценки степени достижения целей при участии фирмы в выставке необходимо разработать методику расчета показателей.

В начале этой главы было отмечено, что каждая цель должна быть качественно, а лучше количественно измерима.

Составьте список товаров и услуг, которые вы хотите продемонстрировать на выставке, и определите, как вы хотите их показать.

Установите виды и объемы необходимых материальных, финансовых и трудовых ресурсов для достижения каждой цели.

Составьте примерные статьи расходов и определите сроки оплаты.

Своевременное составление бюджета является важнейшим компонентом. В зависимости от числа и опыта предыдущих участий в выставках степень детализации статей расходов будет различной.

Если фирма участвует в выставке первый раз, то трудно точно рассчитать сметную стоимость. Однако существуют общие рекомендации, которые помогут сориентироваться. Перечислим необходимые расходы:

– организационный взнос за участие в выставке;

– затраты на экспонаты;

– зарплата персонала;

– затраты на рекламу;

– затраты на изготовление буклетов, программ, приглашений и т. п.;

– затраты на монтаж и демонтаж стенда;

– затраты на транспортировку стенда;

– затраты на презентации, сувениры, подарки и т. п.;

– затраты на почтовые отправления, телефонные переговоры, рассылки факсов и электронную почту;

– затраты на канцелярские товары и расходные материалы;

– затраты на таможенные процедуры;

– затраты на страхование;

– затраты на питание (банкеты, обеды, фуршеты, ланчи и кофе-брейки);

– прочие расходы.

Уточнение всех расходов производится после окончания каждого этапа и всей выставки в целом.

Экономическая или иная выгода от участия в выставочной деятельности не всегда может быть рассчитана точно.

Прошла ли выставка успешно или неуспешно, можно определить путем сравнения достигнутых целей с плановыми. Более подробно вопросы оценки результатов рассматриваются в главе 6.

Выставки и ярмарки имеют многовековую историю, на сегодняшний день это отдельная отрасль мировой экономики.

Выставка – уникальное событие, поскольку в заранее известное время на ограниченной территории, которая заблаговременно определена, встречаются все заинтересованные стороны бизнес-процесса – физические и юридические лица.

Каждую выставку можно классифицировать по пяти основным признакам: географическому, тематическому (отраслевому), значимости мероприятия, территориальному и времени функционирования.

Особого внимания заслуживает постановка целей участия вашей фирмы в выставке.

При принятии окончательного решения об участии в выставке необходимо тщательно проанализировать финансовую сторону, наличие материальных и трудовых ресурсов.

Выставка как инструмент маркетинговых исследований при ее правильной организации является очень эффективной.

Выставка может рассматриваться с различных позиций: устроителей, посетителей, экспонентов, административных органов власти, средств массовой информации и т. п.

Любая выставка базируется на «трех китах»:

– устроители;

– экспоненты;

– посетители.

Киты бороздят моря-океаны бизнеса. Каждый из них имеет свои цели, некоторые из которых ясны и очевидны всем, другие же скрыты – так что о них можно только догадываться.

Для устроителей и экспонентов это в первую очередь увеличение прибыли, повышение имиджа, ведение конкурентной борьбы по расширению охвата территории, привлечение новых клиентов и поддержание контактов со старыми и т. д.

Если делать детальный анализ, то мы увидим, что некоторые цели у устроителей и экспонентов совпадают. Например, каждый из них заинтересован в большом количестве посетителей (прежде всего специалистов), в успехе выставки – чтобы она была популярной и проводилась систематически.

Естественно, что у устроителей и экспонентов имеются и противоречивые цели. Например, очевидно, что устроители заинтересованы в постоянном увеличении стоимости одного квадратного метра сдаваемой в аренду площади, а цели любого экспонента совершенно противоположны – они хотят стабильности.