Геннадий Захаренко - Выставка. Техника и технология успеха

При подготовке первого этапа, согласно правилу декомпозиции, каждая отдельно взятая подцель в дальнейшем рассматривается как новая цель – она конкретизируется и детализируется с учетом выделенных ресурсов и возможных ограничений.

На практике часто производится корректировка целей – иногда даже на каждом этапе – из-за изменений внешней и внутренней сред.

К обсуждению целей начиная с первого этапа необходимо обязательно привлекать сотрудников, которые будут работать на выставке. Кроме того, эти сотрудники должны принимать участие и в разработке планов, так как именно им придется их реализовывать. Это обеспечит их заинтересованность и мотивацию в дальнейшем. В противном случае подчиненные постараются всю ответственность переложить на руководителя.

В практической деятельности российских фирм важны по крайней мере три принципа:

– планы работы на выставке должны разрабатывать прежде всего те специалисты, которые затем будут претворять их в жизнь на выставке;

– уровень компетенции персонала в планировании должен соответствовать доступу к ресурсам фирмы;

– необходимо обеспечить гибкость и адаптивность планирования в соответствии с изменениями как во внешней, так и во внутренней среде фирмы.

Последний принцип особо важен для руководителей, поскольку план всегда был «законом». Он должен был выполняться без каких-либо изменений структуры фирмы и установленных сроков. Такая жесткая политика компании в условиях переменчивых рыночных отношений сегодня просто недопустима.

Приказом по компании назначаются руководитель проекта и руководитель стенда, иногда это может быть один и тот же специалист.

Руководитель (администратор) стенда прежде всего приступает к выбору стратегии достижения поставленных целей и определению организационной структуры. Поскольку руководитель отвечает за достижение заданных результатов по участию в выставке, то его первостепенной задачей являются выбор оптимального состава и количества сотрудников и распределение их по эшелонам.

Согласно теории и практике организации участия в выставке для эффективной работы рекомендуется использовать три эшелона персонала.

– Первый эшелон (зазывалы) – объединяет сотрудников, задачей которых является привлечение посетителей к стенду. Как правило, они работают на территории выставки за пределами стенда, павильона или даже самой выставки. Количество сотрудников фирмы, сложность и объем работ каждого сотрудника первого эшелона будут изменяться в зависимости от того, насколько оптимально расположен ваш стенд на выставке. Изучите направления движения посетителей по выставке для определения оптимального размещения персонала первого эшелона, определите зоны обслуживания и разработайте маршруты движения персонала первого эшелона. –Второй эшелон (технари, спецы) – включает персонал, хорошо владеющий техническими и организационными знаниями, задачей которого является работа с посетителями непосредственно на стенде.

– Третий эшелон (руководители) – включает персонал, который работает с полномочными представителями непосредственно на стенде и имеет право заключать договоры или подписывать протоколы о намерениях.

Однако с учетом личного опыта и опыта других компаний можно предложить и четвертый эшелон, а именно нулевой (глашатаи). Основная задача этих сотрудников – информирование общественности в различных публичных местах о вашем участии в предстоящей выставке. Следует сообщить всем возможным потенциальным посетителям, когда, где и как долго будет работать выставка, номер павильона, в котором вы будете экспонироваться, этаж и ваш номер выставочного стенда.

В зависимости от удачного или неудачного места расположения вашего стенда определяется необходимое количество сотрудников первого эшелона и формулируются задачи по привлечению клиентов на стенд.

Чем менее выгодно местоположение стенда, тем большее количество персонала нулевого и первого эшелонов должно будет работать на данном этапе выставки.

Но, главное, что более тщательно должна вестись предвыставочная подготовка персонала.

Если у вас не планируется штат первого эшелона, то необходимо заранее предусмотреть дополнительные затраты на рекламу. Необходимо, чтобы посетители выставки знали, что вы экспонируетесь и в каком павильоне размещается ваш стенд.