Яна Франк - Муза и чудовище - как организовать творческий труд

Кстати, если за 45 минут кто-то очень настойчивый успел позвонить пять раз, чаще всего это даже к лучшему. В половине случаев письма или звонки, поступившие с промежутком в пять минут, содержат какие-то панические сообщения о том, что все пропало, поломалось и не работает. Если случайно их все пропустить, в последнем будет написано или сказано: «Ой, я уже сам разобрался» либо «Я, оказывается, одну точку не там поставил, теперь все работает!»

Иногда задание успевают за час три раза отменить и вернуть на место. Автоответчик по очереди зачитывает следующие сообщения: «Срочно сделай это!», «Ты еще не начал? Не делай пока ничего, отдел такой-то не дал добро!», «Теперь можешь начинать, кажется, все нормально, делаем!», «Ты уже много сделал? Только что позвонили и сообщили, что делаем, но в другом формате. Если можешь, измени…» Прослушав все это через полчаса, человек спокойно берется за последнюю версию и думает: «Как хорошо, что я на все это не реагировал раньше. Это было бы убитое время, а так я хоть свою часть работы сделал за это время, по плану!»

Также можно получить пять звонков от человека, у которого накапливаются разные задания. Это тоже очень удобно: вместо того чтобы пять раз поговорить с ним о какой-то мелочи, мы через полчаса имеем компактный списочек из пяти дел, которые он уже разложил в правильном порядке по срочности, описал и приготовил.

Если коллега стучится в дверь и заглядывает в кабинет, можно посмотреть, сколько осталось работать, и вежливо сказать: «Я к тебе подойду (я тебе позвоню/напишу) через 15 минут». Он наверняка вежливо кивнет в ответ и исчезнет. Чтобы это случалось реже, в больших фирмах существуют таск-менеджеры. Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к тому же самому коллег. В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание, после чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что забот прибавилось. Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясно формулировать задачи в несколько строк. Вписывая задание в чей-то план, сотрудник сразу видит очередь, в которую «становится». Если перед ним у человека уже вписано 50 планов, можно себе представить, когда ждать от него результатов. Также можно выставить для задачи очень высокий приоритет. Но иногда именно в таких программах становится видно, что срочных дел у человека на сегодня уже пять, соответственно, он в них тонет. И лучше передать эту работу другому, если она действительно такая срочная.

Таким образом, взгляд в список чьих-то задач отменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно объяснять, как он занят, почему не может отреагировать моментально и что у него еще на повестке дня. Все это про него написано в интернете! Все, кто пользуется такими системами, экономят много времени себе и другим.

Во времена, когда у меня не было на работе таск-менеджера, я коротко описывала свои планы на записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто-то приходил с новым заданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно.

Главное — не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, не отвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое-то время, спокойно занимаясь своими делами. Не нужно бояться, что кто-то вас осудит, ведь вы заняты самым святым делом — вы самоотверженно работаете, у вас план.

Вся история началась с учета времени, ею и закончится. Я начинала с хронометража, чтобы что-то узнать о себе и своих возможностях. Это было очень познавательно, я увидела свои границы, избавилась от иллюзий. Где-то переоценила свои силы, где-то недооценила возможности. О некоторых задачах я имела только очень расплывчатое представление, пока не умножила все шаги на часы, минуты и дни. И ведь часто я даже не подозревала, насколько расплывчаты мои представления.

Я начала записывать, сколько времени ушло на дела, чтобы получить какое-то представление о том, на что уходит моя жизнь. Когда я осознала, сколько у меня свободного времени и сколько вещей я могла бы успеть, я начала составлять планы и работать по ним. Все эти придумывания стратегий и попытки разложить все по полочкам заняли около четырех лет. В это время я с переменным успехом пробовала на себе разные методы и рецепты.

В какой-то момент я стала счастливой обладательницей тетради, в которой были расписаны все сложные фазы жизни. Во время отпуска я не планирую ничего. Но у меня есть много месяцев в году, когда я следую нескольким планам и пытаюсь успеть все, что связано с работой, не запустив при этом хозяйство, здоровье и милые сердцу проекты.