Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления - Практическое пособие

• информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;

• комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.

Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.

Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.

Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:

• резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;

• планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;

• организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;

• контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

• контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

• контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.

Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров контроле исполнения и корректировке технологии отбора.

Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.

Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.

Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения отгрузки:

• набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;

• формы документов, получаемых в результате отгрузки;

• положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы продаж, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:

• отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;

• отгрузка товаров на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• срочные отгрузки по срочным заказам;

• отгрузки внутри предприятия.

Самые трудные в организации – срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.