Елена Семенова - Практическое руководство для юрисконсульта

Основными принципами делопроизводства в юридической службе считаются:

• своевременная регистрация поступающих на исполнение документов;

• полный учёт находящихся в распоряжении юристов деловых бумаг;

• контроль документооборота;

• обеспечение сохранности документации.

Для учёта и контроля за движением претензий, исков, исполнительного производства целесообразно использовать регистрационные журналы или реестры с соответствующими наименованиями.

В целях предоставления по запросу должностных лиц оперативной и достоверной информации, подготовки отчётности, анализа состояния дел можно вести, к примеру, учёт:

• договорной документации, прошедшей правовую экспертизу;

• запросов, обращений, жалоб, писем, поступивших на исполнение к юристу;

• дел, связанных с привлечением к материальной ответственности работников организации;

• предъявленных и полученных претензий, исков.

Разумеется, что кроме журнальной формы учёта и регистрации документации юрисконсульт может использовать и электронный учёт в персональном компьютере.

Документы должны храниться в папках или подшиваться в дела, которые формируются по календарным годам или по категории дел.

Отметим, что сведения журналов и реестров учёта значительно упрощают процедуру сдачи дел при переходе юрисконсульта на другую работу.

Говорить о том, что для плодотворной работы юрисконсульту необходима одна из электронных правовых систем («Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и пр.) излишне. Справочная поисковая система стала незаменимым помощником в повседневной работе современного юриста. Проблема только в одном: убедить руководителя организации, что экономить на технической оснащённости юридической службы не стоит.

При выполнении ряда обязанностей юрисконсульт взаимодействует не только с руководством организации, но и с руководителями и специалистами других структурных подразделений.

Так, юридическая служба привлекается к подготовке документов правового характера, регулированию трудовых отношений, разработке и осуществлению мероприятий по совершенствованию договорной работы, по обеспечению сохранности имущества хозяйствующего субъекта.

Юрист предоставляет структурным подразделениям общества, в частности:

• документы, регламентирующие организационно-правовые вопросы уставной деятельности общества;

• копии судебных актов по результатам рассмотрения дел;

• информацию о выданных единоличным исполнительным органом доверенностях и их копии;

• нормативные акты, связанные с осуществлением службами общества своих функций.

Вместе с тем юридическая служба оказывает необходимую консультационную помощь другим подразделениям по вопросам правоприменения законодательства.

Юрисконсульты организуют учёт и/или хранение нормативных актов, поступающих из государственных органов, а также издаваемых органами управления юридического лица.

Правоведы могут работать в одной команде с программистами при создании базы данных «Локальные правовые акты», размещении на web-сайте компании информации о последних обновлениях в законодательстве, раскрытии информации, обязательной для акционерного общества.

Проведение служебных расследований по фактам хищений, выявленных недостач, выпуска недоброкачественной продукции, нарушений экологического законодательства безусловно требует правового сопровождения, поскольку его целью является установление виновных в причинении ущерба лиц и формы их вины; причинной связи между действиями (бездействием) виновного и причинённым ущербом; обстоятельств, способствовавших причинению ущерба, а также определение размера ущерба и вида материальной ответственности.

В случае необходимости юридическая служба руководит подготовкой материалов по запросу правоохранительных и государственных органов.

Совместно со службой экономической безопасности юрисконсульт разрабатывает локальные нормативные акты по обеспечению сохранности коммерческой тайны. Данными документами, в частности, определяются:

• порядок допуска работников организации к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

• способы использования, учёта, хранения и маркировки документов и иных носителей конфиденциальной информации;

• действия по принятию взаимных обязательств по сохранению коммерческой тайны сторонами договорных отношений;