Антон Антипин - Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

Если вы не сторонник электронных сервисов, воспользуйтесь обычным ежедневником. Проследите, чтобы подчиненный записал поставленную вами задачу. Обязательно сохраните копию себе. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.

Это означает, что задача была поставлена неконкретно и не был оговорен желаемый результат. Исключите при постановке задачи такие характеристики, как «хорошо», «быстро», «качественно», «недорого» и т. д. Эти величины абстрактны и неконкретны. Замените их четкими измеримыми результатами.

Это может означать, что:

• вы не учли реальные возможности человека, переместив его с низкого уровня на высокий по шкале зрелости. Следует задуматься о соответствии сотрудника занимаемой должности;

• вы отвели слишком мало времени для выполнения задачи;

• вы выделили слишком мало ресурсов для выполнения задачи.

Как видите, постановка задач – сложная и объемная тема. В нашей практике проблема постановки задач и контроля их выполнения в организациях самого разного профиля и размера стоит на первом месте. Мы решили процитировать редакторов рассылки «Большие планы» (thebigplans.ru) Людмилу Сарычеву и Максима Ильяхова. Уверены, вы найдете в этих статьях много полезного.

Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.

Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординацию, скрипты звонков, отпуска́. Все хотят, чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.

Программы для совместной работы вроде «Мегаплана» появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в «Мегаплане» научилась делать это более эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.

Сотрудники – основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.

Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается. В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.

Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.

Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать, юрист – проверить, а секретарь – отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь. Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.

Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя дискредитирует: вместо того чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.

Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта. Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.

Когда вы добавляете в задачу лишних участников, вы перестаете контролировать ситуацию. Каждый навязывает свое мнение и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу.

Если сомневаетесь, добавлять в задачу коллегу или нет, не добавляйте. По ходу обсуждения вы поймете, кого еще привлечь к работе.

С таким подходом вы становитесь ответственнее и не боитесь принимать решения самостоятельно.

Правильно описать задачу – искусство. Мудрый постановщик умеет делать это достаточно подробно, чтобы исполнитель все понял, и достаточно кратко, чтобы он не запутался.

Если вы описываете задачу слишком подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит что-нибудь важное. Поэтому сократите детали до минимума и перечитайте задачу так, будто видите ее впервые. Если все поняли, вы на правильном пути.