Антон Антипин - Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

Основатель консалтингового агентства «Дэвис энд Компани» Эллисон Дэвиc пользуется формулой «10–30–50–90»: 10 минут – короткие летучки, 30 минут – встречи с глазу на глаз, 50 минут – решение нескольких вопросов за собрание и 90 минут – мозговой штурм.

На совещаниях случаются и игры в молчанку, перекладывание ответственности, разговоры не по делу, бег по кругу. Такие явления в тайм-менеджменте называют хронофагами. Хронофаги – пожиратели времени. Это люди или предметы, которые отвлекают от основной деятельности. Единственный способ борьбы с ними – найти и обезвредить.

Совет:безжалостно «убивайте» пожирателей времени. Если разговор ушел не в то русло, не бойтесь перебить коллегу. Цель совещания – решить проблему, а не говорить по душам.

Каждая минута встречи стоит дороже, чем минута рабочего дня. В это время сотрудники не увеличивают прибыль, а теряют ее. После совещания они смогут работать эффективнее, но время, потраченное на обсуждения, уже никто не вернет.

Мы часто что-то забываем: теряем ручки и записи, переспрашиваем данные у коллег и склонны перекладывать ответственность на других. Не потому, что мы плохие и безответственные, а потому, что так устроен человек.

В психологии есть термин «диффузия ответственности». Если мы знаем, что кто-то еще может сделать работу, и если к нам не обращаются за помощью лично, мы становимся невнимательны.

Вспомните ситуацию: на улице лежит человек. Вы понимаете, что это не любитель бутылки – человек прилично одет, но проходите мимо. Срабатывает диффузия ответственности: здесь полно людей, кто-то поможет. Эти «кто-то» действительно есть, но их единицы.

Избежать диффузии ответственности на совещании можно. Достаточно назначить троих ответственных.

Первая должность – ловец хронофагов. Один из участников собрания играет роль ведущего. Это не обязательно руководитель компании. Последний принимает решение по ключевым вопросам. Ведущий следит, чтобы доклады шли по регламенту и чтобы все в равной степени могли высказывать свои мысли. Это собрание, а не театр одного актера.

В компании «Майкрософт» на ежедневных внутренних встречах отдела ведущий кидает спикеру игрушку – резиновую курицу. Если докладчик выступает дольше, чем положено, курицу отбирают. У кого игрушки нет, тот не говорит.

Это похоже на игру в детском саду, но позволяет проводить собрания более продуктивно и с юмором. Резиновой курицей может быть любой предмет. В психологии прием применяют при работе с большими коллективами, чтобы присутствующие не говорили одновременно и точно знали, чья очередь брать слово.

Вторая должность – ответственный гонец. На собрании он законспектирует сказанное, а после составит план и разошлет участникам собрания концентрированную выжимку. Благодаря этому сотрудники ничего не забудут, и на следующей встрече вы легко оцените прогресс коллектива.

Третья должность – контролер. Он проследит за исполнением решений, принятых на встрече.

В компании «Эппл» такого сотрудника называют НОЛ – непосредственно ответственное лицо. После совещания его фамилия появляется в электронной таблице напротив всех запланированных решений.

Он следит за выполнением и помогает сотрудникам подготовиться к следующему собранию. На следующем совещании ответственный отчитывается о проделанной работе и назначает нового НОЛа.

Все должности обязательно должны быть сменные. Примерив разные роли, люди быстрее поймут, что от них требуется во время обсуждения. А еще такие меры объединяют и дисциплинируют коллектив.

Совет:назначайте помощников. Три переменных должности, как три кита, дадут руководителю опору для проведения встречи и воплощения идей в жизнь.

Ведущий отловит хронофагов, секретарь составит краткий отчет, а контролер проследит, чтобы все решения воплотились в жизнь. Иначе произнесенные в переговорной слова могут так и остаться словами, не принеся ни денег, ни результата.

Плохие кадровые работники считают, что только приемы тимбилдинга укрепляют чувство товарищеского плеча. Я знаю компании, где совещание начинают с пения корпоративного гимна.